مقدمه: تنخواه چیست؟
در این مقاله می‌خواهیم به بررسی پاسخ تنخواه چست؟ و موارد مربوط به آن بپردازیم. در هر شرکتی یک مبلغ مشخص برای هزینه‌های نقدی در نظر گرفته می‌شود. این هزینه‌ها را معمولا نمی‌توان به‌صورت نقدی و یا چک پرداخت کرد و باید در حساب جداگانه‌ای قرار بگیرند.
این حساب در حسابداری شرکت ثبت می‌شود که به آن، تنخواه می‌گویند. هر وجهی که از این حساب برداشت شود باید زیر نظر حسابداری شرکت و با ارائه مدارک مربوطه صورت بگیرد. حال که متوجه شدیم تنخواه چیست می‌خواهیم آن را دقیق‌تر مورد بررسی قرار دهیم. همچنین می‌خواهیم بدانیم تنخواه گردان کیست و چه فعالیت‌هایی انجام می‌دهد.
تنخواه گردان کیست؟
تنخواه گردان درواقع دارنده حساب تنخواه است. این شخص باید مورد اعتماد و راستگو باشد و همچنین توسط هیئت مدیره شرکت تایید شود. اگر این شخص بخواهد وجهی از مبالغ کم تا زیاد از این حساب برداشت کند باید حتما مدارک کاملا رسمی آن را به حسابداری شرکت تحویل دهد. این اسناد که تاریخ و ساعت برداشت وجه در آن‌ها به‌صورت دقیق نوشته شده است باید توسط مدیر حسابداری و تنخواه گردان امضا شوند.
سپس مدارک این برداشت‌ها در شرکت بایگانی می‌شوند. اگر هرگونه اشتباهی در این روند اتفاق بی‌افتد و یا مدارک با مبلغ برداشت شده مغایرت داشته باشند، تنخواه گردان باید خسارت به‌وجود آمده را جبران کند. به‌همین دلیل می‌توان گفت تنخواه گردانی یک شغل خطیر به حساب می‌آید.
فعالیت‌های گرداننده حساب تنخواه چست؟
در بخش قبلی تا حدی دانستید که تنخواه گردان کیست. این فرد مسئولیت انجام فعالیت‌های مربوط به حساب تنخواه را بر عهده می‌گیرد. این فعالیت‌ها شامل موارد زیر است:
ایجاد حساب تنخواه: در قدم اول تنخواه گردان باید برای ایجاد تنخواه درخواست بدهد. این درخواست در امور مالی بررسی و تنظیم می‌شود. سپس مجوزی جهت ایجاد آن ارائه می‌شود تا برای اجرای نظام پرداخت آماده شود.
پرداخت از تنخواه: قبل از پرداخت هرگونه هزینه باید اسناد قابل پرداخت بررسی شوند. سپس پرداخت انجام گرفته و رسیدی به تنخواه گردان تحویل داده شود.
ترمیم تنخواه: اگر بخواهیم به‌طور خلاصه بگوییم تنخواه چست؟ باید این‌طور در نظر بگیریم که اسناد پرداختی‌هایی که قرار است بایگانی شوند طبقه بندی شده و صورت‌خلاصه‌ای از آن‌ها تهیه می‌شود. در آخر باید مدارک هزینه‌ها توسط تنخواه گردان به حسابداری شرکت ارائه شوند.
مراحل ایجاد حساب تنخواه چست؟
فرایند افتتاح حساب تنخواه هم مانند سایر حساب ها شامل مراحل مالی و غیر مالی می‌شود. پس از انجام این موارد، شخصی که به‌عنوان تنخواه گردان انتخاب شده است باید چک یا سفته با مبلغ مشخصی را به حسابداری شرکت بدهد. این کار مانند بعضی مشاغل دیگر به‌عنوان یک تضمین برای این شغل به حساب می‌رود.
همچنین مقدار مبلغی که قرار است در حساب تنخواه قرار بگیرد توسط هیئت مدیره تایید و مشخص می‌شود. پس از اتمام کار، تنخواه گردان می‌تواند هزینه‌های مربوط به شرکت را با این حساب پرداخت کند اما حتما باید سند برداشت وجه را به حسابداری شرکت ارائه دهد. رسید حساب تنخواه شامل مواردی است که تنخواه گردان باید آن‌ها را قبل از تحویل به حسابداری تکمیل کند. این موارد عبارت‌اند از مبلغ هزینه به عدد و حروف، نام و نام خانوادگی، امضا و… .
چه هزینه‌هایی توسط حساب تنخواه پرداخت می‌شود؟
هر شرکتی موظف به پرداخت هزینه‌هایی جهت پرداخت قبض آب، برق، گاز، تلفن و… است که باید در موعد مشخصی انجام شوند. همچنین هزینه‌های مربوط به مواد مصرفی شرکت، کمک‌های اولیه و مواردی از این قبیل توسط شخص تنخواه گردان و از حساب تنخواه پرداخت می‌شوند.
تمام مبالغی که باید از حساب تنخواه تسویه شوند قبلا در قرارداد به‌طور دقیق بین شرکت و تنخواه گردان ذکر شده‌اند. زیرا همانطور که گفتیم تنخواه چیست، می‌دانیم که از اهمیت بالایی برخوردار است.
حال ممکن است تنخواه گردان به هر دلیلی فاکتور خرید را گم کند یا در پروسه خرید اشکالی به‌وجود بیاید. دارنده حساب تنخواه برای رفع این مشکل می‌تواند از نرم افزارهایی استفاده کند که امکان خطا کاهش داده شود. در این صورت آن شخص دیگر مجبور به پرداخت خسارت‌های ناشی از گم شدن اسناد خرید نمی‌شود.
ثبت تنخواه گردان به چند روش انجام می‌شود؟
اکنون که می‌دانیم تنخواه گردان کیست، به‌بررسی روش‌های مختلف ثبت آن می‌پردازیم. ثبت تنخواه گردان به 4 روش انجام می‌شود.
تنخواه گردان به روش ثابت: در این حساب، شرکت مبلغ ثابتی را در حساب تنخواه گردان قرار می‌دهد تا بتواند هزینه‌های مربوط به شرکت را با آن انجام دهد. تنخواه گردان باید پس از هر پرداخت، رسید آن که شامل مبلغ و تاریخ دقیق است را به حسابداری تحویل دهد. علاوه‌بر آن پس از پایان هر ماه یا هر دوره، تنخواه گردان باید خلاصه‌ای از پرداخت‌ها و هزینه‌های ماه قبل تهیه کرده و به حسابداری شرکت بدهد. تعداد روزهای هر دوره نیز توسط مدیران شرکت مشخص می‌شود.
تنخواه گردان به روش متغیر: در این روش مدیران ارشد شرکت مبلغی معین را با توجه به حجم تمام خریدهای انجام شده در اختیار تنخواه گردان قرار می‌دهند. سپس گرداننده این حساب باید اسناد موجود و تمامی فاکتورها را به شرکت تحویل دهد تا در بایگانی ذخیره شوند. کوچکترین خطایی در این روند باعث بروز خسارت می‌شود. اما تفاوت آن با روش ثابت گرداندن حساب تنخواه چیست؟ تفاوت در این است که پرداخت‌ها باید در زمانی که توسط شرکت مشخص شده است انجام گیرند. به‌طور مثال اگر موعد پرداخت قبض برق آخر ماه است، تنخواه گردان باید قبض را دقیقا در همان روز پرداخت کند.
تنخواه گردان به روش نقدی: در روش نقدی، شخص تنخواه گردان ابتدا مبلغ مورد نظر را پرداخت می‌کند و سپس مقدار دقیق مبلغ پرداخت شده از طرف شرکت به حساب تنخواه او وارد می‌شود.
تنخواه گردان به روش تعهدی: در این روش، مبلغ مربوط به هزینه‌ها به حساب تنخواه واریز می‌شود. به‌این صورت که اگر قرار باشد تنخواه گردان مبلغی را جهت پرداخت قبض آب بپردازد شرکت موظف است این مبلغ را به حساب تنخواه واریز کند. این واریزی می‌تواند قبل از پرداخت قبض و یا بعد از آن باشد.
تنخواه چست؟ انواع تنخواه گردان حسابداری
با توضیحاتی که داده شد تا حدودی می‌دانید که تنخواه گردان کیست. اما بیایید انواع تنخواه گردان را دقیق‌تر بررسی کنیم. افراد دارای این شغل به ترتیب براساس ماده 27، 26، 25 و 24 قانون به 4 دسته تقسیم می‌شوند:
تنخواه گردان پرداخت: این فرد باید صورت حساب پرداخت‌هایی که در طول سال انجام شده است را به حسابداری تحویل دهد. همچنین اگر مبلغی در حساب تنخواه مانده بود آن را به شرکت بازگرداند.
تنخواه گردان حسابداری: این نوع تنخواه گردان می‌تواند از حسابی که از خزانه استان در اختیارش قرار گرفته است استفاده کرده و پرداخت‌ها را انجام دهد. دقت کنید که هرچه حساب تنخواه نزد گرداننده مهم‌تر باشد باید دقیقا بداند قوانین استفاده از حساب تنخواه چیست و در قبال آن‌ها مسئول باشد.
تنخواه گردان استان: هر استان می‌تواند یک تنخواه از خزانه داری کل داشته باشد و پرداخت‌های مربوطه را از آن حساب انجام دهد. این هزینه‌ها معمولا برای برطرف کردن نیازهای ضروری استان پرداخت می‌شوند.
تنخواه گردان خزانه: این تنخواه گردان را می‌توان در واقع بانک مرکزی دانست. مبلغی که هر ساله به حساب خزانه واریز می‌شود، مبلغ مشخصی است که توسط بانک مرکزی به خزانه داری کل انتقال داده می‌شود.
در کل ثبت هرگونه حساب تنخواه و یا تعیین تنخواه گردان و وظایف آن، دارای مراحل و ثبت اسناد مشخصی است. اگر قرار باشد شخصی مسئولیت تنخواه گردانی را بر عهده بگیرد باید کاملا متعهد و مسئولیت‌پذیر باشد و همچنین صداقت خود را به مسئولان شرکت مورد نظر ثابت کند.