مقدمه سطوح حسابها در حسابداری
در بحث سطوح حسابها در حسابداری ابتدا باید بگوییم که حسابداری چند سطحی یک معادله وجود دارد که در آن دارایی، با بدهی به علاوه سرمایه برابر است. این معادله دربرگیرنده سه حساب کلی و اصلی بوده و به‌طورکلی می‌توان گفت این سه حساب منشأ تمام حساب‌های حسابداری هستند و از اهمیت بسیار زیادی برخوردار هستند. هر کدام از این حسابها زیرمجموعه‌های مختص به خود را دارند.
مثلاً دارایی‌ها: تمام اقلام دارایی مانند بانک، صندوق، حساب‌های دریافتی، اموال و… را دربر می‌گیرند. درواقع در این معادله اصلی حساب‌های دائمی که همیشه کاربرد دارند قید شده است.
حساب‌های دیگر نیز حساب‌های موقت بوده که می‌توان از آن‌ها حساب درآمد و برداشت و حساب سود و زیان را نام برد. دانستن ماهیت هر کدام از این حساب‌های تشکیل‌دهنده معادله، لازمه حسابداری است. زیرا با دانستن ماهیت این حسابها می‌توانیم حساب‌های زیرمجموعه را بهتر شناسایی کنیم.
طبقه‌بندی حسابها در حسابداری چند سطحی
گفتیم که حسابداری چند سطحی شامل بدهی، دارایی و سرمایه است که هر کدام از آن‌ها از زیرمجموعه‌های مختص به خود ایجاد شده‌اند. این زیرمجموعه‌ها باعث استفاده راحت‌تر از انواع حسابها می‌شوند. ثبت تمام اقلام دارایی به‌عنوان زیرمجموعه باعث سردرگمی شده و حساب اصلی را با انبوهی از حسابها مواجه خواهد کرد. به‌همین دلیل برای سهولت در کارها حسابها را طبقه‌بندی می‌کنند.
در این طبقه‌بندی برای هر نرم‌افزار و سیستم حسابداری سه نوع حساب طبقه‌بندی شده‌است که شامل: حساب‌های معین، حساب‌های کل و حساب‌های تفصیلی هستند.
این حسابها درک اطلاعات مالی از طریق مخاطب و همچنین انتقال آن‌ها را ساده‌تر می‌کند. در اصطلاح به این نوع دسته‌بندی حسابها کدینگ حسابداری گفته می‌شود. حساب کل شامل درآمد، هزینه و… است. حساب معین نیز حاوی توضیحاتی کوتاه درمورد حساب کل و حساب تفصیلی نیز حاوی شرح جزئیات و اسامی حساب معین است که اغلب استفاده‌های درون‌سازمانی دارد.
در بحث سطوح حسابها در حسابداری، اطلاعات اولیه مالی شامل پرداخت‌ها، دریافت‌ها و هزینه‌ها هستند که برای افراد عادی قابل استفاده و قابل‌درک نیستند. علم حسابداری با تبدیل این اطلاعات به داده‌های قابل فهم استفاده از آن‌ها را برای افراد راحت‌تر کرده است. درواقع علم حسابداری با دریافت اطلاعات مالی خام آن‌ها را در گروه‌های مختلفی دسته‌بندی می‌کند.
این طبقه‌بندی‌ها معمولاً در همه‌جا یکسان هستند. البته ممکن است تفاوت‌هایی جزئی نیز داشته باشند. حسابداری دارای انواع مختلفی از حسابها است ازجمله حسابرسی، حسابداری صنعتی، حسابداری دولتی و حسابداری مالی. حسابداری مالی با عنوان حسابداری عمومی نیز شناخته می‌شود.
چرا استفاده از کدینگ حسابداری مهم است؟
در بحث سطوح حسابها در حسابداری، کدینگ یک مسئله تخصصی و بسیار مهم در حسابداری به شمار می‌رود. اگر این فرآیند به شکل درست خود صورت گیرد به افزایش دقت و سرعت ثبت حسابها کمک می‌کند. با توجه به این‌که در یک فرآیند مالی شما با انواع بسیار زیادی از حساب‌های فرعی اصلی و فرعی سروکار دارید، به کدینگ حسابداری نیاز دارید.
امروزه استفاده از نرم‌افزارهای مالی باعث کمک‌های بسیاری در دسته‌بندی حسابها شده و کارها را تا حد بسیار زیادی راحت‌تر کرده و دقت را افزایش داده‌اند. حساب‌های کل مهم‌ترین بخش دسته‌بندی حسابها هستند. زیرا استفاده برون‌سازمانی دارند. از حساب‌های معین در جهت کمک به مدیران برای تصمیم‌گیری مالی استفاده می‌شود. ریز حساب‌های هر شرکت نیز حساب‌های تفصیلی هستند که با سایر شرکت‌ها متفاوت هستند. کدینگ حسابداری انواع مختلفی دارد به‌عنوان مثال برای کلمه حساب دریافتی می‌توان از ح.د استفاده کرد.
اگر اعداد به‌طور متوالی به حسابها اختصاص داده شوند، به آن‌ها کدینگ متوالی گفته می‌شود. یا اگر تعدادی از اعداد به حساب‌های یک دوره مالی خاص اختصاص داده شود، به آن‌ها کدینگ توده‌ای یا دسته گفته می‌شود. سیستم کدینگ باعث داشتن فرایند ثابتی در ثبت حسابها می‌شود. به‌این‌ترتیب خطای انسانی در ثبت حسابها کمتر شده و گزارش‌های دقیق‌تری برای تحلیل ارائه می‌شود.
حساب کل
از مهم‌ترین سطوح حسابها در حسابداری محسوب می‌شود. همان‌طور که از نام آن پیدا است کلی‌ترین دسته‌بندی در حسابداری است. برای هر کدام از اجزای معادله حسابداری می‌توان حسابداری کل در نظر گرفت.
درحقیقت با توجه به صلاح‌دید خود می‌توانید تعداد مناسبی حساب کل را در حسابرسی در نظر بگیرید. البته استانداردهایی نیز برای این‌موضوع وجود دارد اما این استانداردها هیچ محدودیتی برای تشکیل حساب کل به تعداد کمتر یا بیشتر برای هرکدام از اجزا نخواهد داشت. به‌عنوان مثال یک حسابدار می‌تواند برای هر کدام از زیرمجموعه‌های حساب دارایی، یک حساب کل در نظر بگیرد. مانند حساب دریافتی، حساب بانک، حساب اشخاص و…. درنتیجه هیچ‌گونه حد و مرزی برای تشکیل حساب کل وجود نداشته و امکان تعریف نامحدودی از حساب‌های کل امکان‌پذیر است.
حساب معین
بعد از حساب کل حساب معین ایجاد می‌شود. در واقع حساب معین زیرمجموعه‌ای برای حساب‌های کل است. حساب معین نسبت به حساب کل جزئی‌تر بوده و به‌عنوان دومین حسابها در حسابداری معرفی می‌شود. مثلاً حساب معین برای حساب کل بانک ممکن است حاوی حساب بانک ملت، حساب‌های حساب بانک ملی، و حساب‌های جاری باشد. حسابدار براساس استعداد و تجربه خود به نام‌گذاری و تعریف حساب‌های معین می‌پردازد. به‌همین دلیل محدودیتی در عنوان‌بندی، نام‌گذاری و تعداد حساب‌های معین وجود ندارد.
حساب تفصیلی
بعد از حساب کل و حساب معین نوبت حساب‌های تفصیلی ایجاد می‌شوند که یکی دیگر از مهم ترین سطوح حسابها در حسابداری هستند. این حسابها زیرمجموعه حساب‌های معین هستند حساب‌های معین جزئی‌ترین طبقه حسابداری و آخرین طبقه آن بشمار می‌روند. در ایجاد حساب‌های تفصیلی می‌توان از سطح بندی استفاده کرد و سطح یک و سطح دو حساب‌های تفصیلی را ایجاد کرد. مثلاً در حساب معین حقوق پرسنل اداری می‌توان برای حساب تفصیلی سطح اول، حقوق پرسنل واحد برنامه‌ریزی را ایجاد کرده و در سطح دو اسامی پرسنل را در نظر گرفت.
سطح‌بندی حساب‌های تفصیلی در بعضی از حسابداری ها وجود دارد و در برخی دیگر نیز حسابداری تفصیلی یک سطحی تعریف می‌شود.
انواع حساب‌های تفصیلی
حساب‌های تفصیلی شامل دو دسته حساب‌های تفصیلی شناور و چند سطحی هستند. در شرایط مشخص کردن کالا یا دقیق نبودن نوع حساب از حساب‌های تفصیلی چند سطحی استفاده می‌شود. مثلاً ایجاد حساب در بانک یک حساب تفصیلی است ولی اگر نوع حساب معرفی شود به‌عنوان حساب تفصیلی چند سطحی شناخته می‌شود. حساب‌های تفصیلی شناور برای ارتباط بین حساب‌های معین و حساب‌های تفصیلی مورد استفاده قرار می‌گیرند. این قابلیت در برخی از نرم‌افزارهای مالی ایجاد شده است. همان‌طور که از نام آن پیداست این حساب به شکل شناور با حساب‌های معین و سایر حسابها ارتباط برقرار می‌کند.
سخن پایانی انواع سطوح حسابداری
همان‌طور که در بحث سطوح حسابها در حسابداری گفتیم برای سهولت در انجام کارها و امکان ثبت اطلاعات، حسابداران به طبقه‌بندی حسابها می‌پردازند. این طبقه‌بندی شامل حساب‌های کل حساب‌های تفصیلی و حساب‌های معین هستند که این سه‌طبقه درواقع سه سطح حسابداری به شمار می‌آیند. توضیحات تکمیلی در رابطه با هر کدام از آن‌ها شرح داده شد. علاوه‌براین گفتیم که در حساب تفصیلی ممکن است دو سطح ایجاد شده و در کل دارای چهار سطح باشیم.
همچنین گفته شد که برای هر حساب کل یک حساب معین در نظر گرفته می‌شود و برای هر حساب معین نیز یک حساب تفصیلی ایجاد می‌شود. ممکن است برای شما سوال پیش بیاید برای هر حساب کلی چند حساب معین می‌توان ایجاد کرد؟ و همچنین برای هر حساب معین می‌توان چند حساب تفصیلی به وجود آورد؟ برای پاسخ به این سوال باید بگوییم که برای این مسئله هیچ محدودیتی وجود نداشته و به مقدار و به تعداد نامحدود برای هر حساب کلی می‌توانید حساب معین تعریف کنید و برای هر حساب معین نیز به تعداد نامحدود می‌توانید حساب تفصیلی ایجاد کنید.