مقدمه سیستم های حسابداری
در سیستم های حسابداری موجودی کالاها در ارائه، تعیین عملکرد و وضعیت مالی هر واحد تجاری بسیار بااهمیت است. زمانی‌که موجودی کالای یک واحد تجاری در کمترین حد خود باشد، پایان سال مالی آن واحد تجاری گفته می‌شود. به‌همین دلیل شمارش موجودی کالا ها در این زمان بسیار آسان است.
سیستم نگهداری و ثبت موجودی کالاها به دو روش ثبت دائمی و ادواری صورت می‌گیرد. در روش دائمی سیستم‌های حسابداری هر کدام از اقلام خریدوفروش در همان زمان در حساب موجودی‌ها توسط حسابداران منعکس می‌شود.
درصورتی‌که در پایان دوره مالی در روش ادواری بعد از شمارش کالاها، موجودی پایان دوره به ارزش کالاهای شمرده شده در سیستم حسابداری تغییر می‌کند. در ادامه سعی داریم نحوه ثبت در سیستم‌های حسابداری را برای شما شرح دهیم. تا پایان همراه ما باشید.
حسابداری موجودی کالا
در سیستم های حسابداری دو شیوه اصلی موجودی کالا وجود دارد. که عبارت‌اند از:
- سیستم ادواری
- سیستم دائمی
سیستم ادواری موجودی کالا
بهای کالا و موجودی آن در یک دوره در هیچ حسابی ثبت نشده و در طول دوره مالی گردش نداشته است. در پایان سال با ارزش‌گذاری ( براساس روش‌های گردش بهای تمام شده) و شمارش کالا، به‌عنوان موجودی اول دوره سال بعد و موجودی پایان دوره همان سال در ترازنامه و حساب ثبت می‌شود. به بیانی دیگر مبلغ موجودی کالاها در ابتدای دوره حذف گشته و مبلغ موجودی کالاهای پایان دوره در حساب ادواری بدهکار می‌شوند.
از کاربردهای روش ادواری موجودی کالا می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- نیازی نیست که به‌طور مستمر سوابق موجودی کالا را نگهداری کنید.
- حداقل یک‌بار در سال موجودی کالا شمارش می‌شود.
- این روش برای شمارش کالاهای ارزان‌قیمت مورد استفاده قرار می‌گیرد.
روش ادواری در واحدهای تجاری استفاده می‌شود که هزینه نگهداری سوابق خریدوفروش بیشتر از منافع آن باشد. از جمله این واحدهای تجاری می‌توان به رستوران‌ها، خواربارفروشی، فروشگاه‌های زنجیره‌ای کوچک و… اشاره کرد.
در روش دائمی سیستم های حسابداری موجودی کالاها در تمام فرآیندهای خریدوفروش تغییر کرده و بستانکار و بدهکار می‌شود و مقدار و بهای آن در حساب موجودی‌ها ثبت می‌شود. در حساب موجودی کالا درصورتی‌که موجودی کاهش یابد ( مثلاً کالا فروش‌رفته و یا برگشت از خرید اتفاق بیفتد) یا موجودی کالا افزایش یابد مثلاً (هنگام خرید یا برگشت از فروش ) در حساب ثبت می‌شود. بنابراین کالا موجود در هر زمانی تعداد کالاهای باقیمانده را به‌طور دقیق نشان داده و تمام تغییرات به‌صورت مستمر و دائمی در دفتر ثبت می‌شود.
از ویژگی‌های روش دائمی موجودی کالا می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- این روش برای هر نوع کالایی قابل‌استفاده است.
- موجودی کالاها باید یک‌بار در سال شمرده شود.
- در این روش باید سوابق خریدوفروش به‌طور مستمر نگهداری کرد.
در انواع سیستم های حسابداری سیستم دائمی ثبت موجودی کالا اطلاعات باارزش‌تری در اختیار مدیر قرار می‌دهد یا سیستم ادواری؟
سیستم ادواری به روشی ساده انجام می‌شود. اما اشکال این سیستم در این است که در طول دوره، موجودی‌های انبار در اسناد حسابداری ثبت نمی‌شود. درنتیجه گزارشات حسابداری دقیق و به‌اندازه‌ی کافی قابل‌اعتماد نیستند. به‌همین دلیل روش دائمی، روشی مناسب‌تر بوده که اطلاعات به‌روز تر و دقیق‌تری در اختیار شرکت‌های بزرگ قرار می‌دهد.
سرفصل‌های مورد نیاز در سیستم دائمی
موجودی کالا در سیستم دائمی با هر خریدوفروش و تغییر در انبار بستانکار یا بدهکار می‌شود.
بهای تمام‌شده کالاهای فروش‌رفته
در برگشت از فروش و ثبت فروش استفاده می‌شود.
فروش
برای ثبت فروش مورد استفاده قرار می‌گیرد.
برگشت از فروش و تخفیف‌ها
برای ثبت برگشت از فروش استفاده می‌شود.
سرفصل‌های مورد نیاز برای سیستم ادواری :
در این نوع از سیستم‌های حسابداری موجودی کالا در انتهای دوره و همچنین سند افتتاحیه مورد استفاده قرار می‌گیرد.
خرید
در فاکتور خرید مورد استفاده قرار می‌گیرد.
فروش
در ثبت فروش مورد استفاده قرار می‌گیرد.
تخفیفات و برگشت از فروش
در ثبت حسابداری برگشت از فروش مورد استفاده قرار می‌گیرد.
نحوه ثبت سند در سیستم دائمی:
ثبت خرید
حساب‌های پرداختی به فرد مورد نظر (بستانکار)
موجودی کالاها (بدهکار)
ثبت برگشت از خرید
موجودی کالا (بستانکار)
حساب‌های پرداختی به فرد موردنظر (بدهکار)
ثبت فروش
موجودی کالا (بستانکار)
بهای تمام‌شده برای کالاهای فروش‌رفته (بدهکار)
حساب‌های دریافتی از شخص موردنظر (بدهکار)
فروش (بستانکار)
ثبت برگشت از خرید
موجودی کالا (بستانکار)
حساب‌های پرداختی به فرد مورد نظر (بدهکار)
ثبت فروش
موجودی کالا (بستانکار)
حساب‌های دریافتی از شخص موردنظر (بدهکار)
بهای تمام‌شده موجودی برای کالاهای فروش‌رفته (بدهکار)
ثبت برگشت از فروش
تخفیفات و برگشت از فروش (بدهکار)
موجودی کالا (بدهکار)
حساب‌های دریافتی از شخص مورد نظر (بستانکار)
بهای تمام شده موجودی برای کالاهای فروش رفته (بستانکار)
نحوه ثبت در سیستم ادواری
ثبت خرید
حساب‌های پرداختی به شخص موردنظر (بستانکار)
خرید (بدهکار)
ثبت برگشت از خرید
تخفیفات و برگشت از خرید (بستانکار)
حساب‌های پرداختی و شخص موردنظر (بدهکار)
ثبت تخفیف‌های نقدی جدید
تخفیف‌های نقدی خرید (بستانکار)
حساب‌های پرداختی به شخص موردنظر(بدهکار)
ثبت فروش
فروش (بستانکار)
حساب‌های دریافتی از شخص موردنظر (بدهکار)
ثبت برگشت از فروش
تخفیفات و برگشت از فروش (بدهکار)
حساب‌های دریافتی از شخص موردنظر (بستانکار)
روش‌های تعیین بهای تمام شده موجودی کالا در سیستم های حسابداری
در سیستم های حسابداری برای محاسبه بهای تمام شده موجودی کالا، بهای تمام‌شده در مقدار کالای موجود ضرب می‌شود.
از روش‌های تعیین بهای تمام‌شده موجودی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- شناسایی ویژه
- اولین صادره از اولین وارده فایفو
- میانگین موزون
- اولین صادره از آخرین وارده لایفو
روش فایفو
یکی از روش های کاربردی درسیستم های حسابداری روش فایفو است. در روش فایفو فرض بر این است که کالاهایی که اول از همه خریداری شده‌اند، اول از همه هم به فروش می‌رسند.
اجزای این روش در حالتی که قیمت کالاها درحال افزایش باشد، سود ناخالص بیشتری نشان می‌دهند. سود بیشتر به‌معنای مالیات بیشتر است. در مواقعی که درآمدهای فعلی با اقلام بهای تمام‌شده قبلی مقایسه شود، سود کاذب نشان‌داده شده که در ادامه برای تامین اقلام موجودی مجبور هستید کالاها را با قیمت بالاتری بخرید.
مزایا استفاده از فایفو :
- همان‌طور که گفتیم در روش فوق سود بیشتری گزارش داده می‌شوند.
- همیشه فایفو بها جاری را برای موجودی کالای آخر دوره را گزارش می‌کند.
معایب استفاده از فایفو:
- باید مالیات بیشتری پرداخت شود.
- تأثیرات تورم مدنظر قرار نمی‌گیرد.
- نقض اصل مقابله هزینه‌ها با درآمدها.
روش لایفو (آخرین ورودی، اولین خروجی)
یکی دیگر از روش‌های مهم در سیستم های حسابداری روش لایفو است. در این روش کالایی اول به فروش می‌رسد که آخر از همه خریداری شده است و در صورت افزایش قیمت‌ها، سود ناخالص کمتری حساب شده و مالیات کمتری را نیز به‌دنبال دارد.
مزایای استفاده از لایفو:
- رعایت اصل مقابله هزینه‌ها با درآمدها.
- مالیات کمتر پرداخت شده و درنتیجه نقدینگی بیشتر است.
معایب استفاده از روش لایفو:
- سود کمتری گزارش می‌شود.
- در صورت زیان ممکن است سود گزارش شود.
- گزارش غیرواقعی از موجودی کالاهای آخر دوره در ترازنامه
روش نرخ میانگین
این روش در سیستم‌های ارزیابی دائمی و ادواری به کار برده می‌شود و دارای تمامی معایب این دو روش است. در صورت اجرای این روش‌ها موجودی‌های آخر دوره و سود ناخالص هیچکدام با قیمت‌های جاری یا حتی قیمت‌های نزدیک به آن محاسبه نمی‌شود. و نمی‌توان ارزش واقعی هر واحد را مشخص کرد.
روش شناسایی ویژه
نمایشگاه اتومبیل، بنگاه‌های املاک و جواهر فروشی‌ها از واحدهای تجاری هستند که بهای تمام شده هر یک از کالاهای آن‌ها به‌راحتی قابل‌شناسایی است. در این موارد از روش شناسایی ویژه برای تعیین بهای تمام شده کالا استفاده می‌کنیم.
سخن پایانی سیستم های حسابداری
سیستم‌های حسابداری بر اساس نوع فعالیت تجاری و کاربردهای مدنظر مدیران تجاری به انواع سیستم ثبت ادواری و دائمی تقسیم می‌شوند. در این مقاله تعریف این سیستم‌ها و مزایا و معایب هر یک را برای شما شرح دادیم. با استفاده از این اطلاعات و نوع نیاز خود می‌توانید یک سیستم ثبت مناسب انتخاب کنید.