فاکتور رسمی چیست؟ آشنایی با قوانین و انواع فاکتور رسمی فروش

امروزه فرایند صدور فاکتور مقداری پیچیده شده و از حالت سنتی خارج شده است. به طوری‌که تمام بنگاه‌های اقتصادی، اشخاص حقوقی، اصناف و بازاریابان دارای کد اقتصادی که مشمول مالیات بر ارزش افزوده هستند باید برای تمام معاملات خود فاکتور رسمی ثبت و صادر کنند.

براین اساس مسئولان خرید و حسابداران باید تمام تراکنش‌های مالی و اطلاعات فاکتورهای خرید و فروش را آن گونه که مورد تایید وزارت اقتصاد و دارایی است در نرم‌افزارهای حسابداری ثبت کنند.

در این مطلب قصد داریم اطلاعاتی درباره انواع فاکتور رسمی و قوانین صدور انواع فاکتور فروش به اشتراک بگذاریم، با ما تا انتهای این مطلب همراه شوید.

فاکتور رسمی چیست؟

در حال حاضر همه واحدهای اقتصادی بزرگ و کوچک ملزم به صدور فاکتور برای تمام معاملات انجام شده خود هستند. در واقع فاکتور سندی مبنی بر تایید انجام معامله بین فروشنده و خریدار است که توسط طرفین امضا می‌شود.

ثبت این فاکتورها از آنجایی دارای اهمیت است که سازمان امور مالیاتی از طریق فاکتورهای صادر شده توسط واحدهای اقتصادی بر فعالیت آنها نظارت دارد. همچنین فاکتورهای صادر شده باید طبق قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تنظیم شود تا مورد تایید دارایی واقع شوند.

بر این اساس به فاکتورهایی با ویژگی خاص که مورد تایید دارایی باشد فاکتور رسمی می‌گویند.

فاکتور رسمی
فاکتور رسمی

آشنایی با قوانین صدور فاکتور رسمی

 این فاکتور در صورتی از سندیت قانونی برخوردار است که بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تنظیم شده باشد و طبق بند 19 مالیات بر ارزش افزوده چاپ شود تا در نهایت مورد تایید دارایی قرار بگیرد.

در صورتی که فاکتوری از این استانداردهای مورد تایید دارایی پیروی نکند از نظر قانونی ارز آن همانند فاکتور غیررسمی خواهد بود که صرفا برای اطلاع مشتریان تهیه می‌شود.

بر این اساس بسیاری از بنگاه‌های اقتصادی برای راحتی کار ثبت انواع فاکتور را با استفاده از نرم افزار حسابداری و مالی انجام می‌دهند که تمام موارد قانونی صدور فاکتور رسمی در آن لحاظ شده باشد.

بنابراین طبق قانون، صدور فاکتور برای تمام بنگاه‌های اقتصادی کوچک و بزرگ و شخصیت‌های حقیقی و حقوقی مشمول قانون نظام مالیات بر ارزش افزوده شده الزامی است. از طرفی دیگر عدم ارائه فاکتورهای رسمی  به مشتریان خلاف قانون تلقی می‌شود و اداره مالیات با بنگاه‌های اقتصادی متخلف برخورد خواهد کرد.

انواع فاکتور رسمی فروش

امروزه با مکانیزه شدن فرایندهای سازمانی به ویژه در امور مالی و حسابداری بسیاری از کسب‌وکارها برای صدور فاکتور از نرم‌افزارهای حسابداری استفاده می‌کنند. بر این اساس انواع فاکتورهای فروش که با توجه به عملکردشان در دسته فاکتورهای رسمی و غیررسمی قرار می‌گیرند به شرح زیر هستند:

  • پیش فاکتور
  • فاکتور رسمی
  • فاکتور غیررسمی
  • فاکتور فروشگاهی
  • فاکتور شخصی
  • فاکتورهای نمایشی
  • فاکتورهای انبار و…

لازم است که بدانید تفاوت عمده فاکتورهای رسمی و غیررسمی در این است، فاکتورهای رسمی که به عنوان فاکتور استاندارد و یا صورتحساب فروش کالا و خدمات نیز شناخته می‌شوند به عنوان مهمترین اسناد مالی یک واحد اقتصادی باید مطابق قوانین وزرات اقتصاد و دارایی تهیه شود تا مورد تائید اداره دارایی قرار گیرند.

اما ماهیت صدور فاکتور غیررسمی صرفا برای اطلاع مشتری است و به دلیل عدم رعایت قوانین وزارت دارایی امکان ارائه به سازمان دارایی را ندارند.

فاکتور رسمی
فاکتور رسمی

مشخصات اصلی فاکتور رسمی چیست؟

فاکتور رسمی فروش یا صورت‌حساب فروش کالا و خدمات باید دارای مشخصات زیر باشد که مورد تایید وزارت اقتصاد و دارایی قرار بگیرد.

  • ابعاد کاغذ فاکتور: در فاکتور رسمی دست‌نویس باید از کاغذ 60 گرمی و فاکتورهای چاپی از کاغذ 80 گرمی استفاده شود و در بحث ابعاد نیز محدودیتی وجود ندارد و استفاده از کاغذهایی با قطع A4 و A5 مرسوم است.
  • شماره سریال صورتحساب یا شماره فاکتور: یکی از مهم‌ترین مشخصات فاکتورهای رسمی که مورد تایید اداره دارایی قرار می‌گیرد نوع چاپ شماره سریال آنها است. به طوری که شماره سریال این فاکتورها باید به راحتی قابل تشخیص باشد به همین منظور برای چاپ آنها از چاپ دیجیتالی با رنگ قرمز و به وسیله دستگاه‌های ملخی و یا قالب افست با مقداری برجستگی استفاده می‌شود.
  • اطلاعات خریدار و فروشنده: در فاکتورهای رسمی باید اطلاعاتی همچون کد اقتصادی، شماره ثبت، کد ملی، آدرس و کد پستی، شماره تماس و سایر مشخصات خریدار و فروشنده ثبت شود تا مورد تایید دارایی قرار بگیرد.
  • تخفیفات، مالیات و عوارض: در هنگام تهیه فاکتور رسمی بابت فروش کالا و خدمات باید تعداد و قیمت به صورت شفاف درج و میزان تخفیفات اعمال شده نیز ذکر شود. سپس باید عوارض و مالیات و ارزش افزوده را نیز محاسبه و اضافه کرد.
  • ثبت تاریخ: اغلب محل ثبت تاریخ فاکتور زیر شماره سریال است. ثبت تاریخ در فاکتور به منظور مشخص کردن زمان انجام معامله از نظر بار حقوقی ارزش بالایی دارد.
  • مشخصات کالا یا خدمات: هنگام صدور فاکتورهای رسمی باید نوع کالا یا خدماتی که عرضه شده است را با تمام مشخصات و ویژگی‌ها درج کرد.
  • درج قیمت: در فاکتورهای رسمی باید قیمت هر یک واحد و قیمت کل کالای عرضه شده ثبت شود. اگر شرایط پرداخت اقساطی و غیره نیز لحاظ شده به طور دقیق با زمان‌بندی پرداخت مشخص و در فاکتور ثبت شود.
  • امضاء و مهر: یکی از دیگر از مشخصات مهم فاکتورای رسمی مورد تایید دارایی، الصاق مهر و امضا در فاکتور بدون خط خوردگی است.

جمع‌بندی

طبق آنچه در مطالب بالا گفته شد صدور و تهیه فاکتورهای رسمی توسط تمام کسب ‌وکارهایی که ملزم به ارجاع اسناد حسابداری خود به اداره امور مالیاتی‌ و مشمول قانون مالیات بر ارزش افزوده هستند، امری لازم و ضروری است.

پس اگر صاحب یک کسب‌وکار هستید، با به کارگیری نرم‌افزار حسابداری نیکان قادر خواهید بود که مدل‌های مختلف فاکتور مانند فاکتور رسمی، فاکتور غیررسمی، پیش فاکتور، فاکتور شخصی و سایر فاکتورها را در کمترین زمان به راحتی صادر کنید.

این مقاله را به اشتراک بگذارید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

هم‌اکنون عضو خبرنامه ما شوید