مقدمه ای بر تراز آزمایشی
تراز آزمایشی گزارشی است که موجودی تمام حساب‌های دفتر کل یک شرکت را در یک مقطع زمانی مشخص فهرست می‌کند. حساب‌های منعکس‌شده در ترازهای آزمایشی تمام اقلام اصلی حسابداری از جمله دارایی‌ها، بدهی‌ها، حقوق صاحبان سهام، درآمدها، هزینه‌ها و سود و زیان را شامل می‌شوند. اساسا برای شناسایی مانده بدهی‌ها و بستانکاری‌ها از تراکنش‌های ثبت شده در دفتر کل در یک زمان خاص استفاده می‌شود.
ترازهای آزمایشی علاوه بر تشخیص خطا، برای انجام ثبت‌های تنظیمی لازم در دفتر کل آماده می‌شوند. آنها پس از ارسال ورودی‌های تعدیل شده، دوباره آماده می‌شوند تا اطمینان حاصل شود که کل بدهی‌ها و اعتبارات هنوز متعادل هستند. این یک صورت مالی رسمی نیست؛ معمولا در داخل شرکت مورد استفاده قرار می‌گیرد و بین افراد خارج از شرکت توزیع نمی‌شود.
تراز آزمایشی شامل چه مواردی است؟
موجودی آزمایشی شامل فهرستی از کل حساب‌های دفتر کل است. هر حساب باید شامل یک شماره حساب، شرح حساب، و مانده بدهی/بستانکاری نهایی آن باشد. علاوه بر این باید تاریخ نهایی دوره حسابداری که گزارش برای آن ایجاد شده است را ذکر کند.
تفاوت اصلی آن با دفتر کل در این است که دفتر کل همه معاملات را بر اساس حساب نشان می‌دهد، در حالی که تراز آزمایشی فقط کل حساب‌ها را نشان می‌دهد، نه هر تراکنش جداگانه را.
در نهایت اگر برخی از ورودی‌های تعدیلی وارد شده باشد باید روی این نوع تراز نیز منعکس شود. در این حالت تراز باید ارقام قبل از تعدیل، ورودی تعدیل و مانده‌های بعد از تعدیل را نشان دهد.
خطاهای غیرقابل شناسایی در تراز آزمایشی
ترازهای آزمایشی می‌توانند عدم دقت ریاضی دفتر کل را ردیابی کنند. با این حال باز هم تعدادی از خطاها وجود دارد که با این گزارش قابل شناسایی نیستند، از جمله:
- خطای حذف: تراکنش وارد سیستم نشده است.
- خطای ورودی اصلی: تراکنش دو بار وارد سیستم شده که مبالغ اشتباهی را در هر دو طرف نشان می‌دهد.
- خطای برگشت: زمانی که یک تراکنش با مبالغ صحیح وارد شده است، اما حسابی که باید بدهکار شود بستانکار می‌شود و حسابی که باید بستانکار شود بدهکار می‌شود.
- خطای اصلی: تراکنش وارد شده اصول اساسی حسابداری را نقض می‌کند. به عنوان مثال مبلغ وارد شده صحیح است و در سمت مناسب انتخاب شده، اما نوع حساب اشتباه است (به عنوان مثال حساب هزینه به جای حساب بدهی).
- خطای کمیسیون: مبلغ تراکنش صحیح است، اما حساب بدهکار یا بستانکار اشتباه است. این خطا مشابه خطای اصلی است که در بالا توضیح داده شد، اما خطای کمیسیون معمولا نتیجه نظارت است، در حالی که خطای اصلی نتیجه عدم آگاهی از اصول حسابداری است.
تراز آزمایشی چگونه کار می‌کند؟
از آنجایی که در این ترازهای آزمایشی هر تراکنش به گونه‌ای فهرست شده است که بدهی‌ها با بستانکاری‌ها برابر هستند کیفیت آن باید در دفتر کل و تراز نهایی حفظ شود. اگر مجموع بدهی‌ها با مجموع بستانکاری‌ها برابر نباشد خطایی رخ داده است و باید پیدا شود.
شرکت‌ها معمولا تراز آزمایشی را به طور منظم و در پایان دوره گزارش، تهیه می‌کنند تا اطمینان حاصل کنند که ثبت‌ها در دفاتر حساب‌ها از نظر ریاضی درست هستند.
همچنین توجه به این نکته مهم است که حتی زمانی که ترازهای آزمایشی متعادل در نظر گرفته می‌شوند، به این معنی نیست که اشتباهات حسابداری در آنها وجود ندارد.
برای مثال حسابدار ممکن است حسابی را ثبت نکرده باشد یا تراکنش را به اشتباه طبقه‌بندی کرده باشد. همانطور که پیش‌تر گفتیم این موارد خطاهای حسابداری هستند که در ترازهای آزمایشی نشان داده نمی‌شوند.
چگونه می‌توان یک تراز آزمایشی را تهیه کرد؟
- برای تهیه این نوع تراز به مانده‌های پایانی حساب‌های دفتر کل نیاز دارید. ترازهای آزمایشی پس از ارسال کلیه تراکنش‌های مالی به دفاتر و خلاصه کردن آنها در صورت‌های دفتر تهیه می‌شوند. ترازهای آزمایشی برای اطمینان از اینکه بدهی‌ها با بستانکاری‌های موجود در نمودار حساب‌ها برابری می‌کند، ساخته شده‌اند.
- قبل از شروع کار با موجودی آزمایشی باید مطمئن شوید که همه حساب‌های دفتر کل موجود هستند. تفاوت بین مجموع تمام ورودی‌های بدهکاری و مجموع تمام ورودی‌های بستانکاری موجودی را فراهم می‌کند.
- یک کاربرگ هشت ستونی تهیه کنید. سرفصل‌های ستون باید برای شماره حساب، نام حساب و ستون‌های مربوط به مانده بدهی و بستانکار باشد.
- برای هر حساب دفتر کل، شماره حساب و نام حساب را به همراه مانده حساب در ستون بدهکار یا بستانکار مربوطه به کاربرگ تراز آزمایشی منتقل کنید.
- مقادیر ستون بدهکار و ستون بستانکار را جمع کنید. در حالت ایده‌آل باید مجموع این مقادیر باید در یک تراز بدون خطا یکسان باشد. وقتی مجموع‌ها یکسان است، می‌توانید موجودی آزمایشی را ببندید. اگر تفاوتی وجود داشته باشد حسابداران باید اشتباهات را بیابند و تصحیح کنند.
روش‌های تهیه تراز آزمایشی
دو روش اصلی برای تهیه ترازهای آزمایشی وجود دارد.
روش کل : سمت بدهکار و بستانکار حساب‌های دفتر کل جمع می‌شود. مجموع طرف بدهکار در ستون بدهکار و مجموع سمت بستانکار در ستون بستانکار تراز قرار می‌گیرد. مجموع ستون بدهکار و ستون بستانکار باید یکسان باشد.
روش تعادل موجودی : در روش تعادل موجودی فقط موجودی تمام حساب‌های دفتر در ترازهای آزمایشی نشان داده می‌شوند.
حساب‌ها چگونه در تراز آزمایشی فهرست می‌شوند؟
حساب‌های موجود در این تراز به ترتیب زیر فهرست می‌شوند:
- دارایی‌ها
- بدهی‌ها
- حقوق صاحبان سهام
- درآمد
- هزینه‌ها
علاوه بر این دارایی‌ها و بدهی‌ها باید به ترتیب نقدینگی فهرست شوند که به سرعت تبدیل یک دارایی به پول نقد برای پرداخت بدهی‌ها اشاره دارد. نقدشونده‌ترین دارایی‌ها در ابتدای فهرست قرار می‌گیرند که شامل وجه نقد و حساب‌های دریافتنی کوتاه مدت می‌شود.
چگونه یک تراز آزمایشی را مطابقت می‌دهند؟
هدف از ایجاد ترازهای آزمایشی این است که اطمینان حاصل شود همه ورودی‌ها به درستی با یکدیگر مطابقت دارند. اگر مجموع ورودی‌های تراز مطابقت نداشته باشد، ممکن است نتیجه یک مغایرت یا اشتباه حسابداری باشد. در نتیجه این یک تراز تنظیم نشده است.
قبل از شناسایی و تصحیح خطاها باید یک حساب موقت ایجاد شود تا به طور موقت با کل موجودی آزمایشی مطابقت کند.
پس از مشخص شدن خطاها ورودی‌های تنظیمی به تراز جدید ارسال می‌شوند. هنگامی که این کار انجام شد، تراز موجود به عنوان یک تراز آزمایشی تعدیل شده در نظر گرفته می‌شود.
تهیه ترازهای آزمایشی به طور منظم به کسب و کارها کمک می‌کند تا اشتباهات‌شان را در دفاتر ثبت امور مالی خود تشخیص دهند. با وجود نرم افزارهای حسابداری صاحبان کسب و کارها دیگر مجبور نیستند برای ایجاد این نوع ترازنامه‌ها و ارزیابی اطلاعات مالی خود تا پایان سال منتظر بمانند.
جمع‌بندی
تراز آزمایشی اولین قدم برای ثبت و جالب بودن نتایج مالی شما است. تهیه ترازهای آزمایشی کاملا تضمین می‌کند که حساب‌های نهایی شما بدون خطا هستند. برای تهیه ترازهای آزمایشی باید حساب‌های دفتر را به همراه مبالغ بدهکار یا اعتبار مربوطه فهرست کنید. این کار برای تعیین اینکه در فرآیند ثبت بستانکار با بدهکار برابری می‌کند انجام می‌شود.
امیدواریم با مطالعه این مقاله نیکان سافت به درک درستی از چیستی ترازنامه آزمایشی و مراحل ایجاد آن رسیده باشید. اگر پیشنهاد، انتقاد یا سوالی دارید، می‌توانید از طریق راه‌های ارتباطی با ما در میان بگذارید.