مقدمه هزینه نگهداری کالا
یکی از مسائل مهم در امور فروش شرکت‌ها انبارکردن کالاها است. موجودی یک شرکت پشتیبان آن شرکت است و جزئی از دارایی‌های آن شرکت محسوب می‌شود. اما در کنار انبارکردن کالاها مساله مهم دیگری وجود دارد و آن هم هزینه نگهداری کالا است.
شرکت‌ها باید هزینه‌های نگهداری از کالاهای خود را محاسبه کرده و ببینند آیا انبارکردن کالاهایشان صرفه اقتصادی دارد یا خیر. در ادامه مطلب راجع‌به انبارکردن کالا و هزینه‌های آن بیشتر توضیح خواهیم داد.
عوامل موثر در هزینه مربوط به نگهداری کالا کدام‌اند؟
بعضی فکر می‌کنند انبارکردن کالا هزینه‌ای جز هزینه اجاره انبارکردن و نگهداری آن‌ها ندارد. اما این افراد سخت در اشتباه هستند. کالایی که انبار می‌شود هزینه‌های دیگری علاوه بر هزینه نگهداری کالا دارد. برخی عوامل هم هستند که در تعیین هزینه‌ها نقش دارند. برخی عوامل موثر عبارت هستند از:
قیمت کالای انبارشده: قیمت کالا هزینه‌ای است که خریداران برای خرید کالا به فروشنده پرداخت می‌کنند. گاهی اوقات هزینه‌های دیگری نظیر هزینه نگهداری، هزینه انتقال و هزینه بازرسی فنی نیز به قیمت نهایی کالا افزوده می‌شود.
بهره سرمایه: نگهداری از کالاها در انبار نه تنها پولی عاید فروشنده نمی‌کند بلکه هزینه‌هایی نیز در پی دارد. در واقع تا وقتی که کالاها انبار هستند هیچ سودی برای فروشنده ندارند. همچنین اگر مدت انبارکردن کالا طولانی شود، هزینه نگهداری کالا گران تمام می‌شود و در گردش نقدینگی فروشگاه‌ها مشکل ایجاد می‌کند.
هزینه نقل و انتقال: وقتی فروشگاهی اقدام به انبارکردن کالایی می‌کند، ابتدا باید این کالاها توسط کارگران جابه‌جا شوند و سپس با کمک ماشین‌آلات به محل انبارکردن برده شوند. در نتیجه برای انبارکردن کالا به نیروی کار انسانی و ماشین‌آلات نیاز است که همگی نیاز به هزینه قابل‌توجهی دارند.
هزینه نگهداری از کالا: وقتی کالایی انبار می‌شود لازم است از آن در برابر عواملی که خطرناک هستند محافظت کرد. برای مثال وقتی یک بار اقلام بهداشتی را انبار می‌کنید، نیاز است تا آن را از سرما و گرمای شدید محافظت کنید. تمام این محافظت‌ها نیاز به پول دارند. همچنین تمام کالاهایی که انبار می‌شوند باید در مقابل آتش‌گرفتگی، فاسدشدگی، سرقت و… محافظت شوند.
هزینه‌های مربوط به فاسدشدن کالا: برخی کالاهایی که انبار می‌شوند دارای تاریخ انقضا هستند و دچار فساد می‌شوند. در نتیجه برای حفظ کالا باید تمهیداتی در نظر گرفته شود. اجرای این تمهیدات هزینه‌بر خواهد بود.
هزینه‌های دفتری کالاها: وقتی کالایی انبار می‌شود نیاز است یک سری امور دفتری نیز برای آن اجرا شود. برای مثال کنترل دریافت کالاها، تعداد کالای دریافتی، ثبت کالاهای موجود در انبار و… چه به صورت دستی و چه به صورت ماشینی باید برای کالاهای انبارشده لحاظ شوند. تمام این امور هزینه‌بر خواهند بود.
سیستم‌های کنترل موجودی کالا
گفتیم که یکی از عوامل مهم در انبارکردن کالا مسائل دفتری آن است. برای مدیریت و کنترل‌کردن موجودی‌های یک کالا سیستم‌هایی وجود دارند که در ادامه به توضیح آن‌ها می‌پردازیم:
سیستم‌های دسته‌بندی کالا بر اساس ABC
سیستم دسته‌بندی کالا بر اساس ABC یک سیستم برای کنترل کیفی کالا است که ویژگی‌هایی دارد. در این روش کالاها بر اساس ارزشی که دارند تقسیم می‌شوند. برای مثال 20 درصد اقلام انبارشده، 70 تا 80 درصد کل موجودی انبار ارزش دارند.
تقریبا 30 درصد اقلام انبارشده نیز 15 درصد کل موجودی انبار ارزش دارند. مابقی اقلام انبارشده نیز ارزشی حدود 5 تا 10 درصد کل موجودی انبار دارند. بر این اساس مشخص می‌شود هزینه نگهداری کالا به چه شکل است.
سیستم کنترل موجودی کالاها بر اساس میزان سفارش‌های اقتصادی
در این سیستم موجودی طبق سفارش‌هایی که برای کالاها وجود دارد کنترل می‌شود. در واقع در سیستم کنترل موجودی کالاها بر اساس میزان سفارش‌ها، متناسب با میزان سفارش یک کالا هزینه نگهداری و انبارکردن آن مشخص می‌شود. در نتیجه شرکت‌ها با این سیستم از پرداخت هزینه‌های اضافه برای نگهداری کالا معاف می‌شوند.
سیستم کنترل موجودی کالا بر اساس فاصله ثابت بین دو سفارش
در سیستم کنترل موجودی کالا بر اساس فاصله ثابت بین دو سفارش فاصله زمانی دقیق بین دو سفارش مشخص می‌شود. بر اساس زمان تعیین‌شده شرکت اقدام به تولید یا سفارش کالا می‌کند در نتیجه از پرداخت هزینه‌های اضافه برای انبارکردن کالا معاف می‌شوند.
سیستم کنترل موجودی بر اساس تخفیف در خرید کلی کالا
سیستم کنترل موجودی بر اساس تخفیف در خرید کلی کالا زمانی قابل استفاده است که در خریدهای کلی و با حجم بالا تخفیف در نظر گرفته شود.
سیستم کنترل موجودی یک کالا بر اساس دریافت تدریجی و یا تولید تدریجی آن
در این روش تولید کالا یا دریافت آن تدریجی مرحله به مرحله است. در نتیجه برای هر مرحله طبق حجم آن هزینه انبارکردن متفاوت است.
هزینه نگهداری کالا شامل چه مواردی است؟
تمام شرکت‌ها و فعالان اقتصادی برای اینکه بدانند انبارکردن آن‌ها صرفه اقتصادی دارد یا خیر باید هزینه انبارکردن کالاهای خود را به شکل ریالی برآورد کنند. موجودی انبار هزینه‌هایی دارد که شامل موارد مختلفی است.
برای مثال فضایی که توسط کالا برای انبارکردن آن گرفته شده است هزینه‌بر است. همچنین مسائل جاری گرمایش و سرمایش و تهویه هوا هزینه‌هایی به دنبال دارند. کالاهایی که انبار می‌شوند باید در برابر مسائل مخاطره‌آمیزی نظیر آتش‌سوزی، سیل، زلزله و دزدی بیمه شوند.
هزینه این بیمه در هزینه نگهداری کالا موثر است. ممکن است در طی مدت انبارکردن کالا، کالا دچار فساد یا خراب‌شدگی شود که این مساله نه تنها سودی ندارد بلکه ضرری هم دارد که نمی‌توان از آن چشم‌پوشی کرد.
هزینه‌های انبارکردن در دو بخش هستند، برخی بر اساس موجودی کالا و ارزش آن صورت می‌گیرند و برخی نیز به فضای موردنیاز برای ذخیره‌سازی کالا بستگی دارد. در هر صورت هزینه‌های مربوط به نگهداری کالا به صورت سالانه مشخص می‌شود.
با برآورد دقیق هزینه‌های نگهداری کالا مقدار سفارش مطلوب یک شرکت یا مجموعه مشخص می‌شود. در نتیجه شرکت از پرداخت هزینه‌های اضافه یا ضرر در اثر فساد کالاها معاف می‌شود. در مجموع شرکت‌ها باید هزینه‌های وارده بر کالاهای خود را بهینه کنند و این مساله با برآورد هزینه‌های مربوط به نگهداری کالا مشخص می‌شود.
جمع‌بندی
برخی شرکت‌ها گاهی مجبور هستند کالاهای خود را انبار کنند. برای مثال ممکن است خریداران به تعهدات خود عمل نکنند و شرکت برای اخذ پول از آن‌ها اقدام به انبارکردن کالا کند. در این موارد این شرکت باید جوانب مربوط به هزینه نگهداری کالا را بسنجد. با برآورد هزینه‌های انبارکردن مشخص می‌شود که شرکت دچار سود یا زیان شده‌است یا خیر.