مقدمه ای بر کدینگ حسابداری
کدینگ حسابداری به حسابداران کمک می‌کند تا عملیات حسابداری به‌شکل کاملاً صحیح و بدون خطا انجام شود. در واقع کدینگ حساب ها باتوجه به نوع و حجم هریک صورت می‌گیرد و آن‌ها را در سطوح متفاوت طبقه‌بندی می‌کند. باید توجه داشت که انواع کدینگ های حسابداری حتماً مطابق استانداردها طراحی شده باشند تا درصورت مشاهده مغایرت در محاسبات، حسابدار بتواند مشکل را به‌راحتی رفع کند.
کدینگ حسابداری چیست؟
به زبان ساده، با طبقه‌بندی حساب‌ها در علم حسابداری، شما یک کدینگ انجام داده‌اید. رایج‌ترین دسته‌بندی حساب‌ها، کدینگ درختی است که در بسیاری از موارد مالی انجام می‌شود. کدها مشخص‌کننده سرشاخه و زیرشاخه حساب‌ها هستند. به‌این‌ترتیب، گزارش حسابداری با یک فرمت خاص و قابل تشخیص استانداردسازی شده و در اختیار متخصصین مالی قرار می‌گیرد.
هدف از کدینگ حساب ها چیست؟
هر شرکت و سازمانی برای رسیدگی و سامان‌دهی به امور حسابداری خود، از یک کدینگ اختصاصی استفاده می‌کند. با این کار، تمامی امور مالی و عملیات‌ها استانداردسازی شده و در یک فرمت قرار می‌گیرند که این یکپارچگی، موجب می‌شود کارشناسان و متخصصان حسابداری، با خطای کم‌تری حین کار مواجه شوند.
علاوه بر پیشگیری و کاهش خطای انسانی در محاسباتی مانند صورت معاملات فصلی، کدینگ سرعت بیشتری به تهیه گزارش‌های مالی که نقش مهمی در سازمان‌ها دارند می‌بخشد و نتیجه نهایی کار حسابدار را با جزئیات بیشتری تکمیل می‌کند. مدیران داخلی و خارجی سازمان‌ها هم با کمک کدینگ حساب، برنامه‌ریزی مالی دقیق‌تر و بودجه‌بندی مناسب‌تری در نظر می‌گیرند.
کاربرد سیستم کدینگ حسابداری
همانطور که گفته شد، سیستم کدینگ در حسابداری موجب ثبت آسان حساب‌ها، شناسایی دقیق‌تر هریک و سادگی عملیات مالی می‌شود. این سیستم همچنین در طبقه‌بندی امور مالی طبق موضوع عملیات و سطح آن‌ها کاربرد ویژه‌ای دارد. روش درختی در کدینگ حساب ها، با تقسیم‌بندی حساب‌ها و رویدادهای مالی یک شرکت به بخش‌های جزئی‌تر، تفکیک اطلاعات را افزایش داده و در نهایت، دسترسی را تسریع می‌کند.
انواع کدینگ در حسابداری
انواع کدینگ های حسابداری را می‌توان با عنوان‌های زیر تقسیم کرد:
- کدینگ حفظی: کدها در این نوع به‌صورت اسم‌های مخفف‌شده ایجاد می‌شوند. کدینگ حفظی همانطور که از نام آن مشخص است، راحت‌تر در ذهن ثبت می‌شود. برای مثال، استفاده از سرواژه‌های «ح-د» به‌معنای «حساب‌های دریافتی» است که حرف اول هریک از واژه‌ها را به‌کار می‌برد.
- کدینگ متوالی: نام دیگر این روش، کدینگ سریالی یا پی‌درپی است. به‌این‌ترتیب تمامی اطلاعات توسط اعداد پشت سر هم کدگذاری می‌شوند.
- کدینگ حسابداری سلسله مراتبی: این روش هیچ محدودیتی در تعداد حساب، کالا یا اطلاعات ندارد و یک کدگذاری با ترتیب منطقی را ایجاد می‌کند. بنابراین، یک متد قابل گسترش است. همچنین یکی از پرکاربردترین روش‌های کدینگ حساب ها میان حسابداران به‌شمار می‌رود.
برای مثال، دارایی‌های یک شرکت با کد 404 مشخص می‌شوند. درصورت نیاز به اضافه‌کردن زیرگروه به این حساب، حسابدار می‌تواند یک عدد اعشاری به ادامه 404 اضافه کرده و بدون هیچ محدودیتی کار خود را انجام دهد. - کدینگ توده‌ای: با اختصاص دادن اعداد مشخص به حساب‌های مشخص، می‌توان این روش را در یک دوره مالی استفاده کرد.
- کدینگ وجهی: هر عدد در این روش مخصوص یک حساب بوده و یک کدگذاری قراردادی را ایجاد می‌کند. برای مثال، یک فروشگاه می‌تواند گروه اول را مختص بخش‌های مختلف خود قرار دهد و گروه دوم را برای هزینه‌ها در نظر بگیرد.
سطوح استاندارد کدینگ حسابداری
انواع حساب‌ها در سطوح متفاوت حسابداری قرار می‌گیرند. در ادامه این مطلب، هفت سطح از ساختار کدینگ حساب ها را به‌همراه فلوچارت زیر توضیح داده‌ایم:
- گروه حساب‌ها: عناوین کلی حساب‌ها در این سطح قرار می‌گیرند؛ بنابراین، گروه حساب‌ها همان حساب‌های اصلی هستند که به‌این‌شکل طبقه‌بندی می‌شوند. کاربرد گروه حساب برای ارائه گزارش به دو سازمان مالیاتی و دارایی بسیار مهم است.
- سطح کل: بیشتر اوقات نیازهای شرکت و فعالیت‌های آن، بخش‌های اصلی این سطح هستند. صورت حساب‌های مالی در این سطح تعریف می‌شوند.
- سطح معین: این سطح تفکیک‌کننده حساب‌های کلی است. از این رو، هزینه‌ها و درآمدها را نشان داده و با چهار تا شش رقم، میزان پول خروجی و ورودی را مشخص می‌کند.
- سطح تفضیلی: این سطح را می‌توان مرکز هزینه‌ها دانست. متناسب با ساختار هر سازمان، می‌توان در کدینگ حسابداری، سطح تفضیلی جداگانه تعریف کرد و به آن شاخ و برگ داد. همانطور که از نام این سطح مشخص است، می‌توان یک پروژه را در مرکز سطح قرار داد و در بخش جزئیات، سودها و زیان‌ها را به‌طور تفضیلی وارد کرد.
برای مثال، اگر در کدینگ حساب های بانکی، کد 10 را به حساب تفضیلی بانک اختصاص دهیم، کد 5 نشانه حساب معین و کد 2 نشانه حساب کل است که به‌این‌صورت نوشته می‌شود: 2-5-10 - سطح تفضیلی شناور: درصورتیکه سطح تفضیلی مخصوص یک حساب باشد، استاندارد بوده و درصورتیکه به چند حساب تعلق گیرد، سطح تفضیلی شناور به‌شمار می‌رود. بدیهی است کدینگ حساب‌های معین، زیرمجموعه حساب کل است. همچنین حساب تفضیلی غیر شناور به یک حساب معین نیاز دارد. با این تفاسیر، مزیت حساب تفضیلی شناور، توانایی اختصاص آن به چندین حساب معین است که با کدینگ مخصوص، به آن‌ها تعلق می‌گیرد.
معیارهای مهم در کدینگ حسابداری
رویکردهای مالی هر شرکت، به‌مقدار بسیار قابل توجهی وابسته به طراحی کدینگ آن است. بنابراین ضروری است که دقت، صحت و رعایت اصول در سیستم کدگذاری بالا باشد. یکی دیگر از معیارهای مهم در کدینگ حساب ها، این است که چیدمان شروع و خاتمه حساب‌ها مشخص باشد.
گفتنی است یک شرکت پیمانکاری، نمی‌تواند از کدینگ شرکت‌های بازرگانی یا صنعتی استفاده کند و این همان دلیل تأکید بر اختصاصی‌بودن کدینگ‌ها و تناسب‌داشتن با زمینه فعالیت است. حساب کالای در جریان ساخت، مختص واحدهای تولیدی و حساب پیمان در جریان پیشرفت هم مختص شرکت‌های پیمانکاری است.
از دیگر معیارهای اساسی در کدگذاری حساب ها، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- نرم‌افزار حسابداری استاندارد بوده و قابلیت تنظیم و طراحی کدینگ استاندارد را داشته باشد.
- نیازهای گزارشات مالی مدیران شرکت‌ها و کاربران سیستم در طراحی کدینگ مد نظر قرار گرفته باشد.
- حساب‌ها انعطاف‌پذیر بوده و همزمان با گسترش فعالیت‌های سازمان، قابل توسعه باشند.
- حساب‌ها جامع بوده و تمامی فعالیت‌های سازمان را بدون کاستی پوشش دهند.
تفاوت کدینگ حسابداری جدید و قدیمی
در صورت‌های مالی قدیمی، ترتیب کدگذاری به‌این‌صورت بود که ابتدا حساب‌های با قابلیت نقدشوندگی بیشتر مانند حساب‌های دائم، سپس حساب‌های سود و زیانی و در آخر حساب‌های انتظامی قرار می‌گرفتند. درحالی‌که سازمان حسابرسی اعلام کرده است که در صورت‌های مالی جدید، نوع گزارش شرکت‌ها باید تغییر کند.
به این‌ترتیب، کدهای اول مختص حساب‌هایی هستند که قابلیت نقدشوندگی کم‌تری دارند. این روش کاملاً برخلاف کدینگ قدیمی است. درواقع در کدینگ جدید، دارایی‌های غیر جاری در اولویت بالاتری نسبت به دارایی‌های جاری هستند.
طبق همین الگو، در صورت دانلود اکسل کدینگ جدید حسابداری، مشاهده می کنید که حقوق مالکانه هم پیش از بدهی‌های غیر جاری گزارش می‌شوند و در انتها، بدهی‌های جاری قرار می‌گیرند.
نتیجه‌گیری
توجه داشته باشید که کدینگ حسابداری باید حتماً توسط افراد متخصص مانند حسابداران باتجربه یا مدیران مالی حرفه‌ای انجام شود. درواقع سیستمی که قرار است از بروز مشکلات اقتصادی و نواقص حسابداری جلوگیری کند، باید خود به‌درستی و با دقت هرچه تمام‌تر طراحی شود.
از مزایای سیستم کدینگ حساب ها، مشخص‌شدن فعالیت‌های اصلی و فرعی به‌همراه موضوعات مرتبط است. بنابراین می‌توان ارتباط بین تمامی امور مالی را به‌وضوح دید و برای مسئولین سازمان‌ها توضیح داد.
درصورتیکه بخش حسابداری سازمان شما نیازمند خدمات کدینگ دقیق و باکیفیت است، می‌توانید با کارشناسان ما تماس بگیرید تا با ارائه بهترین مشاوره، شما را در انتخاب کدینگ متناسب با نیاز کسب‌وکارتان راهنمایی کنند.
کدینگ در حسابداری، زبان مشترک میان تمامی حسابداران و مسئولین سازمان‌ها است. ازاین‌رو، کاربران این سیستم شامل بازه وسیعی از افراد درون و برون‌سازمانی می‌شوند. با استفاده از نرم‌افزار حسابداری نیکان، شما می‌توانید از کدینگ پیش‌فرض استفاده کرده یا سیستم کدینگ مد نظر خود را پیاده سازی کنید.