آموزش گام به گام ارسال لیست مالیات حقوق در سال ۱۴۰۳ - گروه نرم افزار مالی و حسابداری نیکان

آموزش گام‌به‌گام ارسال لیست مالیات حقوق در سال ۱۴۰۳ برای مودیان مالیاتی و کارفرمایان اهمیت زیادی دارد. حسابداران و مدیران مالی در شرکت‌ها وظیفه دارند این فرآیند را به‌درستی انجام دهند. همان‌طور که می‌دانید، مالیات حقوق یکی از موضوعات مهم در حوزه حسابداری است که همواره دستخوش تغییرات شده و جزئیات دقیقی دارد که نیاز به دقت بالایی دارد.

برای تسهیل این فرآیند، سازمان امور مالیاتی یک سامانه طراحی کرده است تا مودیان مالیاتی بتوانند اطلاعات لیست مالیات حقوق کارکنان را به‌سادگی ثبت و ارسال کنند. شما نیز می‌توانید با مراجعه به این سامانه، مراحل ارسال را به‌راحتی تکمیل کنید.

در این مقاله آموزش گام به گام ارسال لیست مالیات بر حقوق کارکنان در سال ۱۴۰۳ را بررسی می‌کنیم و نکات مهم آن را مرورمی‌کنیم. اطلاعات جامع و دقیق را  در ادامه مقاله مطالعه کنید.

چه کسانی ملزم به ارسال لیست مالیات حقوق هستند؟

پیش از آغاز آموزش گام به گام ارسال لیست مالیات حقوق بهتر است بدانید که چه کسانی باید این فهرست را در اختیار سازمان امور مالیاتی کشور قرار دهند؟. 

مطابق با ماده ۸۶ قانون مالیات‌های مستقیم تمامی اشخاص حقوقی و حقیقی مشمول پرداخت مالیات و یا کارفرمایان ملزم به ارسال لیست مالیات بر حقوق کارکنان خود به سازمان امور مالیاتی کشور هستند. 

این افراد باید در موعد مقرر و مشخص نسبت به ارسال لیست مالیات حقوق کارکنان و کارگران خود اقدام نمایند. در غیر این صورت و با هرگونه کوتاهی در اجرای این فرایند مشمول جریمه‌های سنگین می‌شوند.

ارسال لیست مالیات حقوق آنلاین در سامانه

همان‌طور که می‌دانید، در حال حاضر سیستم مکانیزه‌ای برای مالیات بر درآمد حقوق و یا یک سامانه برای ساده‌ کردن فرایند دریافت اطلاعات مالیات بر حقوق راه اندازی شده است تا هم رضایت خاطر مودیان مالیاتی جلب شود و نیازی به مراجعه حضوری به ارگان‌های مختلف نباشد و هم در مصرف هزینه‌ها و وقت صرفه جویی شود. 

از طرف دیگر کنترل و نگهداری اطلاعات ارسال شده توسط مودیان مالیاتی و مشمولان سهولت بیشتری پیدا می‌کند. در این سیستم اطلاعات پرداخت کننده و دریافت کننده مالیات مانند حقوق، مزایا، مالیات و…. از مودی دریافت می‌شود و او باید یک فایل الکترونیکی درون سامانه بارگذاری کند تا اطلاعات در پایگاه اطلاعاتی سازمان امور مالیاتی ثبت شود. 

در واقع و با کمک این سامانه هیچ یک از فرایندها به صورت سنتی و دستی انجام نمی‌شود و برای مودیان مالیاتی که نام کاربری و کلمه عبور خود را از سامانه دریافت کردند قابل استفاده است. 

در سامانه ارسال لیست مالیات حقوق تمامی جزئیات و اطلاعات مورد نیاز درباره پرداخت کننده حقوق و دریافت کننده ذکر شده و تمامی اطلاعات در قالب یک فایل الکترونیکی از مودیان مالیاتی دریافت می‌گردد. کارفرمایان موظف هستند اطلاعات مورد نظر را به شکلی کاملا دقیق در سامانه وارد سازند و در این حوزه نیز خطایی انجام ندهند.

برخی از تغییر و تحولات سامانه 

نکته مهمی که کارفرمایان باید پیش از ارسال لیست مالیات حقوق کارکنان خود به آن توجه کنند، تغییراتی است که در زمینه ارسال دیسکت مالیات حقوق در سامانه وجود دارد. در گذشته شرکت‌ها خود عملیات محاسبه مالیات کارکنان را انجام می‌دادند. 

این روزها این عملیات از طریق سامانه مالیات بر درآمد حقوق صورت می‌پذیرد. سال‌های قبل شرکت‌ها پس از محاسبه حقوق کارکنان دیسکت دارایی را نیز تهیه می‌کردند. سپس در سامانه بارگذاری می‌کردند و مالیات اعلام و پرداخت می‌شد.

اما در حال حاضر سازمان امور مالیاتی اطلاعات درآمدی افراد را دریافت می‌کند و بر این اساس مالیات پرداختی را مورد محاسبه قرار می‌دهد. حسابداران و مدیران مالی شرکت‌ها نسبت به محاسبات اولیه مالیات حقوق کارکنان در نرم‌افزار حقوق و دستمزد اقدام می‌کنندو پس از تهیه دیسکت دارایی آن را در سامانه مورد نظر بارگذاری می‌کنند‌. 

پس از آن باید منتظر شوند تا مالیات حقوق محاسبه و اعلام گردد تا آن‌ها بتوانند مالیات کارکنان خود را پرداخت کنند‌. تغییر دیگری که ارسال لیست مالیات حقوق داشته تغییر فرمت فایل الکترونیکی قابل ارسال است. تا سال ۱۴۰۲ مودیان مالیاتی می‌توانستند فایل‌های با فرمت wk ،wh ،wp  را در سامانه بارگذاری کنند. 

فایل wp  در واقع همان اطلاعات پرسنلی کارکنان و فایل wh  دربرگیرنده جزئیات محاسبات است. فایل wk نیز خلاصه فهرست را در بر می‌گرفت و اطلاعات کامل مبلغ مالیات، تاریخ و… را شامل می‌شد. 

در حالی که اکنون فایل wk  قابل بارگذاری در سیستم نیست و مودیان تنها می‌توانند فایل‌های با فرمت wp و wh  را بارگذاری کنند.

آموزش ارسال لیست مالیات حقوق در سال ۱۴۰۳

مودیان مالیاتی که می‌خواهند اطلاعات کارکنان خود را به شکل آنلاین و اینترنتی یا غیر حضوری در اختیار سازمان امور مالیاتی قرار دهند باید در ابتدا وارد سامانه اعلام شده از سمت این ارگان یعنی salary.tax.gov.ir شوند و سپس مراحلی را گام به گام و پشت سر هم طی کنند تا این فرایند را به سرانجام برسانند. 

این سامانه امکانات و خدمات متنوعی را در اختیار اشخاص حقیقی و حقوقی قرار می‌دهد. پس علاوه بر ارسال لیست مالیات حقوق کارکنان می‌توانید در حوزه‌های دیگری از قبیل بیمه کارکنان، ثبت و ارسال اظهارنامه مالیاتی، دریافت و مدیریت گواهینامه و مدارک ارزش افزوده برای کسب و کار خود و…. نیز از این سامانه و امکانات آن کمک بگیرید.  

در ادامه به مراحل ارسال لیست مالیات حقوق اشاره می‌شود.

گام اول: ورود به سامانه

مودیان مالیاتی می‌توانند آدرس سامانه را در مرورگر خود جستجو کنند و به راحتی به آن وارد شوند. پس از ورود به این سامانه باید نام کاربری خود را وارد سازید و کلمه عبوری را هم که از سازمان امور مالیاتی دریافت کردید با آن همراه سازید تا وارد صفحه اصلی شوید. 

در این صفحه باید شرایط و نکات مربوط به خدمات مد نظرتان را مورد مطالعه قرار دهید و با انتخاب گزینه ثبت یا دیگر موارد مد نظر به صفحه و خدمات مطلوب خود دسترسی پیدا کنید. در واقع صفحه اصلی این سامانه شامل یک منو با گزینه‌هایی از قبیل صفحه شخصی، فهرست حقوق، حقوق بگیران، راهنما و…. است و هر یک زیر مجموعه‌هایی دارند.

گام دوم: انتخاب گزینه فهرست جدید، ماه و سال

در ورود به صفحه، سربرگ فهرست حقوق را مشاهده می‌کنید که باید گزینه فهرست حقوق جدید را انتخاب کنید و بر روی آن کلیکی انجام دهید. پس از انجام این کار باید ماه و سال را وارد کنید و سپس با انتخاب واحد مالیاتی و نوع فهرست این عملیات را ادامه دهید.

گام سوم: نحوه ثبت فهرست

با اجرای مراحل و گام‌های پیشین وارد مرحله جدیدی می‌شوید که باید در آن نوع فایل آماده را برای بارگذاری در سامانه را انتخاب کنید. حواستان به این نکته باشد که در ارسال لیست مالیات حقوق با لیست اصلی، الحاقی و اصلاحی روبرو خواهید شد که هر کدام در مواقع و موارد خاصی مورد استفاده قرار می‌گیرند. 

پس فهرست خود را به اشتباه ارسال نکنید. لیست اصلی مالیات حقوق کارکنان، همان لیستی است که هر ماه با آن سروکار دارید و اطلاعات حقوق و دستمزد کارکنان را از این طریق در اختیار سازمان امور مالیاتی قرار می‌دهید. 

لیست اصلاحی زمانی استفاده می‌شود که اطلاعات یک یا چند کارمند را اشتباه وارد سامانه کرده‌اید و نیاز به ویرایش دارید. با این گزینه، می‌توانید داده‌های نادرست را اصلاح کنید.

 لیست الحاقی برای مواقعی کاربرد دارد که برخی اطلاعات را وارد نکرده‌اید، به اطلاعات کامل یک کارمند دسترسی نداشتید یا داده‌هایی را اشتباه ارسال کرده‌اید. این گزینه به شما امکان می‌دهد تا موارد جاافتاده را تکمیل کنید. حالا می‌توانید از این گزینه کمک بگیرید و موارد مورد نظر خود را به سامانه وارد سازید.

گام چهارم: تاریخ ثبت روزنامه و ثبت فهرست

در این مرحله باید در بخش مشخص تاریخ ثبت روزنامه، که در واقع همان آخرین روز ماه محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان است، را به سیستم ارائه دهید. در ادامه این فرایند هم نیاز به انتخاب و ثبت نحوه پرداخت مالیات است. پس از انتخاب این گزینه باید بر روی ثبت فهرست کلیکی انجام دهید. 

با اجرای این مرحله و پس از بارگذاری لیست امکان مشاهده لیست حقوق ارسالی کارکنان برای شما وجود خواهد داشت. حالا می‌توانید از گزینه عملیات استفاده کنید تا وارد لیست خود شوید. امکان تایید نهایی لیست شما از طریق گزینه تایید نهایی هم وجود دارد. به این نکته دقت داشته باشید که حتما باید تایید نهایی را انجام دهید. در غیر این صورت مبلغ مالیات مورد محاسبه قرار نخواهد گرفت. 

دقت در تنظیم لیست مالیات حقوق می‌تواند تاثیر مستقیمی بر کیفیت گزارش‌های مالی داشته باشد. برای بهینه‌سازی گزارش‌های مالی  با استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری، می‌توانید از ابزارهای تحلیلی، گزارش‌های خودکار و قابلیت‌های هوشمند این نرم‌افزارها بهره ببرید تا فرآیند مالیاتی کسب‌وکار خود را سریع‌تر و دقیق‌تر مدیریت کنید.