هزینه‌های قابل قبول مالیاتی | چه هزینه‌هایی از مالیات کسر می‌شوند؟ - گروه نرم افزار مالی و حسابداری نیکان

چه هزینه‌هایی از مالیات کسر می‌شوند؟ این سوال یکی از پرتکرارترین سؤالاتی است که صاحبان کسب‌وکارها و حسابداران به دنبال پاسخ آن هستند. پاسخ کوتاه این است: هزینه‌هایی که برای کسب درآمد و فعالیت اقتصادی ضروری هستند، طبق قانون مالیات‌های مستقیم قابل کسر از مالیات خواهند بود؛ اما جزئیات این موضوع پیچیده‌تر از یک جمله است! دانستن اینکه کدام هزینه‌ها به رسمیت شناخته می‌شوند، چه مدارکی برای اثبات آن‌ها لازم است و چگونه می‌توان از معافیت‌های مالیاتی بیشترین بهره را برد، تأثیر قابل‌توجهی بر کاهش هزینه‌های یک کسب‌وکار خواهد داشت. از این رو،  در این نوشتار، به‌طور جامع بررسی می‌کنیم که چه هزینه‌هایی از مالیات کسر می‌شوند، چه نکاتی را باید رعایت کنید و چگونه می‌توانید از نرم‌افزار حسابداری برای مدیریت بهینه مالیات‌های خود استفاده کنید.

 هزینه‌های قابل قبول مالیاتی چیست و چرا اهمیت دارد؟

در دنیای کسب‌وکار، یکی از دغدغه‌های اصلی کاهش هزینه‌های مالیاتی است. هزینه‌های قابل قبول مالیاتی به مخارجی گفته می‌شود که در فرآیند فعالیت اقتصادی کاملاً ضروری هستند و طبق قوانین مالیاتی از درآمد مشمول مالیات کسر می‌شوند. این هزینه‌ها به کسب‌وکارها کمک کرده تا مبلغ مالیات پرداختی خود را کاهش دهند و منابع مالی بیشتری برای توسعه و رشد در اختیار داشته باشند. چه هزینه‌هایی از مالیات کسر می‌شوند؟ این پرسشی است که بسیاری از حسابداران و مدیران مالی به دنبال پاسخ دقیق آن هستند، زیرا عدم شناخت درست این هزینه‌ها باعث افزایش بدهی مالیاتی و جریمه‌های سنگین خواهد شد.

شناسایی صحیح هزینه‌های قابل قبول مالیاتی نیازمند آگاهی از مقررات مالیاتی کشور و مستندات مورد نیاز برای اثبات آن‌ها است. هر هزینه‌ای که در جریان عملیات مالی یک شرکت انجام می‌شود، به‌طور خودکار قابل کسر نیست، بلکه باید با فعالیت اقتصادی کسب‌وکار ارتباط مستقیم داشته باشد و مطابق اسناد و مدارک معتبر ثبت شود. استفاده از یک نرم‌افزار حسابداری معتبر و کامل به صاحبان کسب‌وکار کمک می‌کند تا تمامی هزینه‌های خود را به‌صورت دقیق ثبت کرده و مدارک لازم را برای ارائه به سازمان مالیاتی در اختیار داشته باشند. با این روش، نه‌تنها مبلغ مالیات کاهش می‌یابد، بلکه از بروز مشکلات حقوقی و مالی نیز جلوگیری خواهد شد.

 دسته‌بندی هزینه‌های قابل کسر از مالیات

هزینه‌های قابل قبول مالیاتی شامل بخش‌های مختلفی هستند که بسته به نوع کسب‌وکار، اهمیت آن‌ها متفاوت است. هزینه‌های پرسنلی مانند حقوق و دستمزد کارکنان، بیمه تأمین اجتماعی و مزایای شغلی از جمله مهم‌ترین مواردی هستند که به عنوان هزینه از مالیات کسر می‌شوند. علاوه بر این، هزینه‌های مربوط به اجاره، استهلاک دارایی‌های ثابت، هزینه‌های بازاریابی و تبلیغات نیز در بسیاری از موارد مورد تأیید سازمان مالیاتی قرار می‌گیرند.

در دسته‌بندی دیگر، هزینه‌های عملیاتی مانند خرید مواد اولیه، هزینه‌های حمل‌ونقل، هزینه‌های بانکی و مالی و حتی هزینه‌های آموزش و به‌روزرسانی دانش کارکنان نیز جزو هزینه‌های قابل قبول مالیاتی محسوب می‌شوند. آگاهی از این دسته‌بندی‌ها به کسب‌وکارها کمک کرده تا با برنامه‌ریزی بهتر، بهره‌وری مالی خود را افزایش دهند. برای اطمینان از صحت دسته‌بندی‌ها و رعایت استانداردهای مالیاتی، استفاده از محصولات تخصصی نیکان یک راهکار هوشمندانه محسوب می‌شود.

نمونه دسته‌بندی هزینه‌های قابل کسر از مالیات

شرایط قانونی برای پذیرش هزینه‌های مالیاتی در ایران

در ایران، سازمان امور مالیاتی تنها برخی از هزینه‌ها را به‌عنوان هزینه‌های قابل قبول مالیاتی می‌پذیرد. این هزینه‌ها باید دارای شرایط قانونی مشخصی باشند تا از درآمد مشمول مالیات کسر شوند. شناخت این شرایط برای مدیران مالی، حسابداران و صاحبان کسب‌وکارها اهمیت ویژه‌ای دارد؛ زیرا عدم رعایت قوانین منجر به عدم پذیرش هزینه‌ها و افزایش مبلغ مالیات پرداختی می‌شود. طبق قانون مالیات‌های مستقیم ایران و آیین‌نامه‌های اجرایی آن، هزینه‌های قابل قبول مالیاتی باید مستند، مرتبط با فعالیت اقتصادی شرکت، واقعی و مطابق با استانداردهای حسابداری باشند. در ادامه، شرایط قانونی برای پذیرش این هزینه‌ها را بررسی می‌کنیم.

ارتباط هزینه با فعالیت اقتصادی شرکت

یکی از مهم‌ترین شرایط هزینه‌های قابل قبول مالیاتی، ارتباط مستقیم آن با فعالیت اقتصادی شرکت است. به این معنا که هزینه باید در راستای کسب درآمد و ادامه فعالیت تجاری، خدماتی یا تولیدی پرداخت شده باشد. هزینه‌هایی که جنبه شخصی دارند یا ارتباطی با فرآیندهای کسب‌وکار ندارند، از دیدگاه سازمان امور مالیاتی به‌عنوان هزینه‌های غیرقابل قبول مالیاتی در نظر گرفته می‌شوند. برای مثال، هزینه خرید تجهیزات اداری در یک شرکت تولیدی قابل قبول است، اما هزینه سفرهای تفریحی مدیران به حساب شرکت در دسته هزینه‌های غیرمجاز قرار می‌گیرد.

 مستند بودن هزینه‌ها

تمام هزینه‌های قابل قبول مالیاتی باید دارای مستندات و مدارک معتبر باشند. مدارکی مانند فاکتور رسمی، قراردادها، رسید پرداخت، اسناد بانکی و گزارش‌های مالی به اثبات واقعی بودن هزینه‌ها کمک می‌کنند. عدم ارائه مدارک معتبر موجب رد شدن هزینه‌ها در بررسی‌های مالیاتی خواهد شد. به‌عنوان مثال، اگر شرکتی هزینه‌های تبلیغاتی را به‌عنوان هزینه قابل قبول ثبت کند اما مدارک پرداختی معتبر مانند فاکتور رسمی و قرارداد را ارائه ندهد، سازمان امور مالیاتی این هزینه را غیرقابل قبول اعلام خواهد کرد.

پرداخت هزینه‌ها از طریق روش‌های بانکی و قانونی

طبق مقررات مالیاتی ایران، هزینه‌های قابل قبول مالیاتی باید از طریق سیستم بانکی رسمی پرداخت شوند. پرداخت‌هایی که به‌صورت نقدی و بدون ثبت در سیستم بانکی انجام شوند، در بسیاری از موارد غیرقابل قبول خواهند بود. همچنین، استفاده از حساب‌های شخصی برای انجام پرداخت‌های شرکتی باعث رد شدن هزینه‌ها خواهد شد. بنابراین، کسب‌وکارها باید تمام هزینه‌های خود را از طریق حساب بانکی رسمی شرکت پرداخت کرده و اسناد بانکی مربوطه را نگهداری کنند.

 رعایت سقف مجاز هزینه‌ها طبق قانون+ جدول

برخی از هزینه‌های مالیاتی دارای سقف مجاز قانونی هستند و بیش از مقدار تعیین‌شده قابل کسر از مالیات نیستند. برای مثال، هزینه‌های پذیرایی، ایاب و ذهاب و پاداش کارکنان دارای محدودیت‌هایی هستند که در آیین‌نامه‌های مالیاتی مشخص شده‌اند. اگر هزینه‌های ثبت‌شده در دفاتر شرکت از سقف تعیین‌شده فراتر رود، بخش اضافی آن مورد قبول سازمان امور مالیاتی قرار نخواهد گرفت. بنابراین، شرکت‌ها باید قبل از ثبت هزینه‌ها، محدودیت‌های قانونی را بررسی کنند تا از پرداخت جریمه‌های مالیاتی جلوگیری شود.

سقف تنخواه گردان

طبق ماده ۸۶ قانون مالیات‌های مستقیم، تنخواه گردان (یعنی مبلغی که برای پیش‌پرداخت هزینه‌های روزانه یا جاری شرکت به مدیران یا کارکنان داده می‌شود) به‌عنوان یکی از هزینه‌های شرکت پذیرفته‌شده است، اما این مبلغ باید در چارچوب سقف‌های تعیین‌شده باشد. سقف تنخواه گردان برای هزینه‌های سالیانه شرکت‌ها معمولاً در سقف مبلغ ۵ میلیون تومان قرار دارد، البته این مبلغ با توجه به شرایط خاص شرکت‌ها و حجم عملیات آنها متفاوت خواهد بود. شرکت‌ها باید مطمئن شوند که این هزینه‌ها صرفاً برای خریدهای کوچک و ضروری روزانه استفاده می‌شود و مستندات صحیح مانند فاکتور و رسید برای این پرداخت‌ها ارائه دهند.

 سقف هزینه‌های تبلیغاتی

سقف این هزینه‌ها به‌طور معمول ۱۰ درصد از درآمد ناخالص سالیانه شرکت می‌باشد، مگر اینکه سازمان امور مالیاتی مصوبه خاصی را برای کسب‌وکارهای خاص در نظر بگیرد. پرداخت‌های غیرمستند و هزینه‌های غیرضروری در این بخش قابل قبول نخواهد بود.

 سقف پاداش‌ها و هزینه‌های ایاب و ذهاب

هزینه‌های ایاب و ذهاب نیز برای کارکنان و مدیران شرکت‌ها طبق قانون قابل قبول است، مشروط بر اینکه هزینه‌ها با رعایت سقف‌های قانونی انجام شده باشد. طبق قانون، پاداش‌هایی که به کارکنان پرداخت می‌شود باید متناسب با عملکرد آنها باشد و سقف معینی دارد. پاداش‌ها به‌طور معمول تا ۵۰ درصد از حقوق ماهیانه کارکنان شرکت، در صورتی که مطابق با استانداردهای قانونی و اسناد معتبر باشند، قابل قبول است. 

همخوانی هزینه‌ها با استانداردهای حسابداری

یکی دیگر از معیارهای پذیرش هزینه‌های مالیاتی، مطابقت آنها با اصول و استانداردهای حسابداری است. هزینه‌هایی که در دفاتر مالی شرکت ثبت می‌شوند، باید مطابق با اصول حسابداری باشند و در گزارش‌های مالی شفافیت لازم را داشته باشند. سازمان امور مالیاتی به دفاتر قانونی شرکت مراجعه می‌کند و در صورت مشاهده مغایرت میان هزینه‌های ثبت‌شده و استانداردهای حسابداری، آنها را غیرقابل قبول اعلام خواهد کرد.

 ثبت هزینه‌ها در دفاتر قانونی شرکت

برای آنکه هزینه‌ای در محاسبات مالیاتی مورد قبول واقع شود، باید در دفاتر قانونی شرکت ثبت و نگهداری شود. شرکت‌هایی که دفاتر قانونی پلمپ مانند دفتر روزنامه و دفتر کل را به‌درستی تنظیم نمی‌کنند، ممکن است در هنگام رسیدگی مالیاتی با رد هزینه‌ها مواجه شوند. ثبت صحیح هزینه‌ها در دفاتر رسمی نه‌تنها باعث پذیرش آنها توسط سازمان مالیاتی می‌شود، بلکه از بروز اختلافات مالیاتی نیز جلوگیری خواهد کرد.

هزینه‌ها نباید جزهزینه‌های غیرقابل قبول مالیاتی باشند

سازمان امور مالیاتی برخی از هزینه‌ها را به‌عنوان هزینه‌های غیرقابل قبول مالیاتی مشخص کرده است که حتی در صورت ارائه مدارک و ثبت در دفاتر، از مالیات کسر نمی‌شوند. به‌عنوان مثال، جریمه‌های مالیاتی، هزینه‌های مربوط به جرائم کیفری، پرداخت‌های غیرمجاز به مدیران و سهامداران و هزینه‌های مرتبط با فعالیت‌های غیرقانونی در دسته هزینه‌های غیرقابل قبول مالیاتی قرار دارند. برای جلوگیری از مشکلات مالیاتی، شرکت‌ها باید لیست هزینه‌های غیرقابل قبول را بررسی کرده و از ثبت آنها به‌عنوان هزینه‌های مالیاتی خودداری کنند.

 چگونه می‌توان هزینه‌های مالیاتی را بهینه‌سازی کرد؟

برای کاهش مالیات پرداختی، باید روش‌های قانونی و اصولی را به کار برد. یکی از بهترین راه‌ها، برنامه‌ریزی صحیح مالی و استفاده از ابزارهای حسابداری مدرن است. دسته‌بندی درست هزینه‌ها و اطمینان از ثبت صحیح آن‌ها در دفاتر حسابداری، تأثیر زیادی بر بهینه‌سازی مالیات دارد. کسب‌وکارهایی که از سیستم‌های مالی کارآمد استفاده می‌کنند، به‌طور موثرتری از معافیت‌های مالیاتی بهره‌مند می‌شوند.

بهینه‌سازی هزینه‌های مالیاتی با رعایت نکاتی مانند مدیریت بهینه دارایی‌های ثابت، کنترل هزینه‌های پرسنلی و استفاده از تسهیلات قانونی، امکان‌پذیر خواهد بود. همچنین، بهره‌گیری از مشاوره‌های مالیاتی و استفاده از خدمات مشاوره نیکان به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا مسیر صحیحی برای کاهش مالیات خود انتخاب کنند. 

راهکارهای بهینه‌سازی مالیات

• ثبت دقیق هزینه‌ها در دفاتر مالی
• استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری پیشرفته
• بهره‌گیری از مشاوره‌های مالیاتی
• رعایت شرایط قانونی برای پذیرش هزینه‌ها

درک صحیح از اینکه چه هزینه‌هایی از مالیات کسر می‌شوند به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا مالیات خود را بهینه‌سازی کنند و از پرداخت هزینه‌های اضافی جلوگیری نمایند. با رعایت قوانین مالیاتی، استفاده از ابزارهای حسابداری مناسب و دسته‌بندی صحیح هزینه‌ها، می‌توان از تمامی فرصت‌های قانونی برای کاهش مالیات بهره برد. مدیریت هوشمندانه هزینه‌های مالیاتی نه‌تنها باعث افزایش سوددهی می‌شود، بلکه آرامش خاطر بیشتری را برای مدیران و صاحبان کسب‌وکار به همراه دارد.

برای کسب اطلاعات بیشتر و استفاده از نرم‌افزار حسابداری نیکان که به شما در مدیریت هزینه‌های مالیاتی کمک می‌کند، می‌توانید از طریق صفحه تماس با ما با کارشناسان مالی ما در ارتباط باشید.