رسید و حواله انبار چیست؟ تفاوت، انواع و نحوه ثبت حسابداری | گروه نرم افزار مالی و حسابداری نیکان

رسید انبار سندی است که ورود کالا به انبار را ثبت می‌کند و باعث افزایش موجودی می‌شود. حواله انبار نیز سندی است که خروج کالا را ثبت کرده و موجودی را کاهش می‌دهد. هر ورود یا خروج کالا باید با یک سند انبار ثبت شود؛ رسید برای ورود و حواله برای خروج کالا به کار می‌رود. کاردکس کالا و گزارش‌های موجودی انبار نیز بر اساس همین اسناد شکل می‌گیرند. اگر موجودی ثبت‌شده با موجودی واقعی مطابقت نداشته باشد، معمولاً باید علت را در رسید یا حواله‌ای ثبت‌نشده، اشتباه یا ناقص جست‌وجو کرد.

در ادامه، هر دو سند را از تعریف و انواع تا مراحل صدور، ثبت حسابداری، مثال عددی، فرم نمونه و اشتباهاتی که باعث ایجاد مغایرت بین انبار و حسابداری می‌شوند، بررسی می‌کنیم.

رسید و حواله انبار چه تفاوتی دارند؟

یک تفکیک مهم: «رسید» و «حواله» نام دو جهت‌اند، نه دو نوع فاکتور. هر کدام انواع زیادی دارد که بسته به علت حرکت کالا فرق می‌کند.

رسید انبار چیست؟

رسید انبار سند ورود کالا به یک انبار مشخص است. انباردار پس از تطبیق کالای رسیده با مدارک (مثلاً فاکتور خرید)، آن را صادر می‌کند. رسید به‌تنهایی کافی نیست؛ مدرک پیوستش است که آن را قابل استناد می‌کند.

یک رسید معمولاً این اطلاعات را دارد:

• شماره و تاریخ رسید
• نام انبار و نام تأمین‌کننده یا تحویل‌دهنده
• نام و کد کالا، واحد سنجش، تعداد
• مبلغ هر ردیف و جمع مبلغ
• شماره سفارش یا فاکتور مرتبط
• امضای تحویل‌دهنده و انباردار

انواع رسید بر اساس هدف

این دسته‌بندی بر اساس این است که کالا «چرا» وارد انبار می‌شود:

• رسید خرید: ورود کالای خریداری‌شده از تأمین‌کننده. در نیکان می‌شود اطلاعات حمل را هم روی همین رسید ثبت کرد.
• رسید برگشت از فروش: کالایی که مشتری پس داده.
• رسید موجودی ابتدای دوره: ثبت موجودی اول کار در سیستم، موقع راه‌اندازی یا شروع سال مالی.
• رسید برگشت از مصرف پروژه: کالایی که برای پروژه‌ای بیرون رفته و مصرف نشده.
• رسید کالای امانی: کالایی که مال دیگری است و موقتاً در انبار شما نگه‌داری می‌شود.
• رسید اضافات انبارگردانی: وقتی در انبارگردانی شمارش بیشتر از موجودی سیستم باشد.

انواع رسید بر اساس وضعیت ثبت

این دسته‌بندی ربطی به علت ورود ندارد؛ می‌گوید رسید در چه مرحله‌ای از قطعی‌شدن است.

رسید دائم. ورود کالا قطعی است و در سیستم انبار اثر می‌گذارد. در صورت اتصال انبار به حسابداری، رسید دائم می‌تواند مبنای صدور سند حسابداری نیز قرار گیرد. کالایی که سالم و مطابق سفارش رسیده، پس از تأیید نهایی با رسید دائم ثبت می‌شود.

رسید موقت. وقتی کالا رسیده ولی هنوز بازرسی کیفی یا تطبیق نهایی با مدارک انجام نشده، رسید موقت صادر می‌شود. بسته به رویه شرکت و تنظیمات نرم‌ افزار، ممکن است رسید موقت اثر مالی نداشته باشد و پس از تأیید، به رسید دائم تبدیل شود.

رسید تحویل مستقیم. برای کالایی که اصلاً قرار نیست در انبار بماند و از تأمین‌کننده مستقیم به مصرف‌کننده می‌رسد؛ مثل کالای کمیاب یا سفارش‌های خیلی کوچک.

حواله انبار چیست؟

حواله انبار سند خروج کالا از انبار است. مبنای صدورش معمولاً یک درخواست یا سفارش است: سفارش فروش، برگ درخواست کالا از واحد مصرف‌کننده، یا دستور انتقال. انباردار موجودی را چک می‌کند، حواله را صادر می‌کند و کالا را تحویل می‌دهد.

اطلاعات معمول حواله: شماره و تاریخ، نام انبار، دریافت‌کننده و نشانی او، نام و کد کالا و تعداد خارج‌شده، شماره فاکتور یا درخواست مرتبط، و امضای انباردار و تحویل‌گیرنده.

انواع حواله بر اساس هدف

• حواله فروش: رایج‌ترین حواله؛ خروج کالا برای مشتری.
• حواله مصرف پروژه: کالایی که در یک پروژه به کار می‌رود.
• حواله مصرف مرکز: مصرف داخلی یک مرکز هزینه (مثلاً یک واحد اداری).
• حواله برگشت از خرید: پس‌دادن کالای معیوب یا نامطابق به تأمین‌کننده.
• حواله کالای امانی: خروج کالایی که امانتاً به دیگری سپرده می‌شود، یا برگرداندن کالای امانی به صاحبش.
• حواله نمونه محصول: کالایی که برای نمونه یا آزمایش بیرون می‌رود.

حواله بین انبار: یک‌مرحله‌ای یا دومرحله‌ای

وقتی کالا بین دو انبار یک شرکت جابه‌جا می‌شود، سند انتقال لازم است. دو الگو داریم:

• یک‌مرحله‌ای: خروج از انبار مبدأ و ورود به انبار مقصد هم‌زمان ثبت می‌شود. برای انبارهایی که کنار هم‌اند یا انتقال فوری است مناسب است.
• دومرحله‌ای: اول خروج از مبدأ ثبت می‌شود و کالا تا رسیدن به مقصد «در راه» است؛ وقتی انباردار مقصد آن را فیزیکی تحویل گرفت، رسید ورود ثبت می‌شود. این الگو برای انبارهایی که از هم دورند (مثلاً دو شهر) کاربرد بیشتری دارد، چون در فاصله‌ی حمل، کالا نه در مبدأ هست و نه در مقصد و وضعیت آن به‌صورت «در راه» قابل پیگیری است.

مراحل صدور رسید انبار

1. تحویل کالا. کالا از تأمین‌کننده یا از واحد تولید به انبار می‌رسد.
2. تطبیق با مدرک. انباردار نام، تعداد و مشخصات کالا را با فاکتور یا سفارش خرید مقایسه می‌کند.
3. کنترل کمی و کیفی. اگر کالا بازرسی لازم دارد، رسید موقت صادر می‌شود و کالا (در صورت نیاز) به انبار قرنطینه می‌رود.
4. ثبت در سیستم. کالا، مقدار، قیمت و تأمین‌کننده ثبت می‌شود؛ در نرم‌ افزار می‌شود رسید را از روی فاکتور خرید ساخت.
5. تأیید و امضا. انباردار و تحویل‌دهنده رسید را امضا می‌کنند.
6. صدور سند حسابداری برای رسید دائم، در صورت وجود ارتباط و تنظیمات مربوط به حسابداری.

مراحل صدور حواله انبار

1. درخواست. سفارش فروش، برگ درخواست کالا یا دستور انتقال می‌رسد. در نیکان برگ درخواست کالا با امضاکننده‌های تعیین‌شده صادر می‌شود.
2. بررسی موجودی. انباردار می‌بیند کالا واقعاً به مقدار لازم هست و موجودی رزروشده را هم در نظر می‌گیرد.
3. تأیید مجاز. در صورت نیاز، مسئول مربوطه تأیید می‌کند.
4. صدور حواله و آماده‌سازی کالا.
5. تحویل و امضا. تحویل‌گیرنده امضا می‌کند. حواله معمولاً دو نسخه است: یکی برای انبار، یکی برای تحویل‌گیرنده.
6. ثبت سند. برای حواله فروش، بهای تمام‌شده‌ی کالا از موجودی به هزینه منتقل می‌شود.

ثبت حسابداری رسید و حواله انبار چگونه است؟

رسید و حواله انبار، اسناد عملیاتی مربوط به ورود و خروج کالا هستند و بسته به ساختار سیستم می‌توانند مبنای ثبت حسابداری قرار بگیرند. ثبت دقیق حسابداری به نوع عملیات، روش ثبت و ارزیابی موجودی و تنظیمات نرم‌افزار بستگی دارد.

برای مثال، فرض کنید شرکتی ۱۰۰ عدد کالا با قیمت هر عدد ۵۰۰٬۰۰۰ ریال می‌خرد و بعد ۴۰ عدد را هر کدام ۷۰۰٬۰۰۰ ریال می‌فروشد. برای سادگی، ارزش افزوده و هزینه‌های جانبی مانند حمل را وارد نکرده‌ایم.

در ارزیابی موجودی کالا، موضوعاتی مانند بهای تمام‌شده و روش‌های تخصیص بهای موجودی اهمیت دارند. برای آشنایی با الزامات مربوط به موجودی کالا می‌توانید به استاندارد IAS 2 موجودی کالا در سایت رسمی بنیاد IFRS مراجعه کنید.

مرحله ۱: رسیدن کالا. کالا می‌رسد و بازرسی دارد؛ رسید موقت صادر می‌شود. در صورتی که رسید موقت طبق رویه شرکت اثر مالی نداشته باشد، موجودی حسابداری هنوز تغییر نمی‌کند و سند مالی ندارد.

مرحله ۲: تأیید و رسید دائم. بازرسی تأیید می‌شود، رسید دائم صادر می‌شود، موجودی انبار ۱۰۰ عدد می‌شود. سند حسابداری (به‌صورت ساده):

مرحله ۳: فروش. حواله فروش برای ۴۰ عدد صادر می‌شود. موجودی انبار ۶۰ عدد می‌ماند. دو اثر مالی دارد: فروش (از سمت فاکتور) و خروج موجودی به بهای تمام‌شده (از سمت حواله).

بعد از فروش، ۶۰ عدد کالا در انبار باقی می‌ماند. با توجه به قیمت خرید هر واحد، ارزش موجودی کالا در حسابداری برابر است با:

۶۰ × ۵۰۰٬۰۰۰ = ۳۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال

در صورتی که روش ثبت و ارزیابی موجودی در سیستم انبار و حسابداری یکسان باشد، ارزش موجودی حسابداری باید با ارزش موجودی ریالی گزارش انبار مطابقت داشته باشد. اگر بین این دو گزارش مغایرت وجود داشته باشد، باید علت آن بررسی شود؛ برای مثال ممکن است سند حسابداری دستی ثبت شده باشد یا یکی از رسیدها و حواله‌های انبار ثبت نشده یا به‌درستی ثبت نشده باشد.

هر سند چه مدرکی لازم دارد

نمونه فرم رسید و حواله انبار

[فرم رسید انبار — دانلود] و [فرم حواله انبار — دانلود]. فرم‌ها این ستون‌ها را دارند: ردیف، کد کالا، شرح، واحد، تعداد، قیمت واحد، مبلغ، توضیحات؛ و بخش امضا. اگر کسب‌وکار کوچکی هستید و هنوز با اکسل کار می‌کنید، می‌توانید با همین قالب شروع کنید و بعداً به نرم‌ افزار مهاجرت کنید.

اشتباهاتی که انبار و حسابداری را از هم جدا می‌کنند

• ثبت فاکتور خرید بدون رسید انبار. حسابداری فکر می‌کند کالا خریده شده؛ انبار هنوز چیزی ندیده.
• صدور سند دستی بدون رسید و حواله. یکی از دلایل مهم مغایرت بین موجودی انبار و دفاتر.
• رسید موقتی که هیچ‌وقت دائم نشد. کالا فیزیکی در انبار هست، ولی در حسابداری نیست. هر ماه فهرست رسیدهای موقت باز را بررسی کنید.
• حواله برای کالایی که هنوز رسید نخورده. بسته به تنظیمات نرم‌ افزار ممکن است باعث ایجاد موجودی منفی یا ایجاد مغایرت در موجودی شود.
• انتقال دومرحله‌ای که مرحله‌ی دومش فراموش شد. کالا مدت‌ها «در راه» می‌ماند.
• قاطی‌شدن کالای امانی با موجودی خودی. می‌تواند باعث نمایش نادرست ارزش دارایی‌ها شود.
• تاریخ ثبت متفاوت از تاریخ واقعی. ترتیب کاردکس به هم می‌ریزد، به‌خصوص در روش FIFO.

ثبت رسید و حواله در نرم‌ افزار انبارداری

در زیرسیستم انبار و خرید نیکان، رسید و حواله بر اساس هدف ثبت می‌شود: شش نوع رسید (خرید، برگشت از فروش، موجودی ابتدای دوره، برگشت از مصرف پروژه، کالای امانی، اضافات انبارگردانی) و شش نوع حواله (فروش، مصرف پروژه، مصرف مرکز، برگشت از خرید، کالای امانی، نمونه محصول). هر سند را می‌شود موقت یا دائم تعیین کرد و برای دائم‌ها سند حسابداری صادر می‌شود. انتقال بین انبار هم یک‌مرحله‌ای و دومرحله‌ای ثبت می‌شود و از روی همین اسناد، کاردکس تعدادی و ریالی کالا ساخته می‌شود.

برای آشنایی با امکانات و قابلیت‌های این بخش، زیرسیستم انبار و خرید نیکان را ببینید.

سوالات متداول

فرق رسید انبار با حواله فروش چیست؟

رسید انبار ورود کالا را ثبت می‌کند و موجودی را زیاد می‌کند. حواله فروش یکی از انواع حواله است و خروج کالا برای مشتری را ثبت می‌کند. «حواله فروش» یک نوع خاص است؛ مقابل «رسید انبار» کل «حواله انبار» قرار می‌گیرد.

رسید موقت و دائم چه فرقی دارند؟

رسید موقت برای کالایی است که هنوز بازرسی یا تأیید نهایی نشده و بسته به رویه شرکت و تنظیمات نرم‌ افزار ممکن است اثر مالی نداشته باشد. رسید دائم ورود کالا را قطعی می‌کند و در سیستم انبار اثر قطعی دارد و در صورت اتصال به حسابداری، می‌تواند مبنای صدور سند حسابداری قرار گیرد.

رسید انبار چه تفاوتی با فاکتور خرید دارد؟

فاکتور خرید، خرید کالا یا خدمت از تأمین‌کننده را ثبت می‌کند، اما رسید انبار ورود فیزیکی کالا به انبار را ثبت می‌کند. ممکن است یک فاکتور خرید با یک یا چند رسید انبار مرتبط باشد یا کالا پس از صدور فاکتور هنوز وارد انبار نشده باشد.

آیا رسید انبار سند حسابداری است؟

رسید انبار یک سند عملیاتی انبار است و لزوماً با سند حسابداری یکسان نیست. بسته به ساختار و تنظیمات سیستم، رسید انبار می‌تواند مبنای صدور سند حسابداری قرار گیرد. بنابراین باید بین سند انبار و سند حسابداری تفاوت قائل شد.

اگر فاکتور خرید ثبت شود ولی رسید انبار نه، چه می‌شود؟

حسابداری خرید را می‌بیند، ولی موجودی انبار بالا نمی‌رود. نتیجه، مغایرت بین گزارش انبار و حسابداری و ناتوانی در فروش آن کالا است.

حواله بین انبار چطور ثبت می‌شود؟

یا در یک مرحله (خروج و ورود هم‌زمان) یا در دو مرحله (ابتدا خروج از مبدأ، بعد رسید در مقصد). برای انبارهای دور از هم، ثبت دومرحله‌ای امکان کنترل بهتر وضعیت کالای در راه را فراهم می‌کند.

برگشت از خرید با چه سندی ثبت می‌شود؟

با حواله برگشت از خرید؛ کالا از انبار خارج و به تأمین‌کننده پس داده می‌شود.

جمع‌بندی

رسید و حواله انبار دو سند اصلی برای ثبت ورود و خروج کالا هستند؛ رسید انبار موجودی را افزایش و حواله انبار موجودی را کاهش می‌دهد. ثبت دقیق این اسناد، مبنای کنترل موجودی، تهیه کاردکس و ثبت‌های مالی مرتبط با کالا است.

برای جلوگیری از مغایرت، اسناد انبار باید با مدارک مربوط تطبیق داده شوند و موجودی واقعی، کاردکس و حسابداری به‌صورت دوره‌ای کنترل شوند. با افزایش حجم کالا و عملیات، نرم‌افزار انبارداری می‌تواند ثبت رسید و حواله، کنترل موجودی و ارتباط با حسابداری را ساده‌تر و دقیق‌تر کند.