نرم افزار حسابداری ابری چیست؟ مزایا، معایب و انتخاب 1405

نرم افزار حسابداری ابری یک راهکار مالی آنلاین است که اطلاعات حسابداری کسب‌وکار را روی زیرساخت ابری ذخیره و پردازش می‌کند. کاربران بدون نصب برنامه روی سیستم، فقط با اینترنت به اطلاعات و گزارش‌های مالی دسترسی دارند.

با این نرم افزار مدیران و حسابداران می‌توانند از هر مکان به اطلاعات مالی دسترسی داشته باشند، هم‌زمان با سایر کاربران کار کنند، گزارش بگیرند و فرایندهایی مثل ثبت اسناد، فروش، دریافت و پرداخت و مدیریت موجودی را انجام دهند.

در ادامه می‌بینید این نرم افزار چطور کار می‌کند، چه مزایا و محدودیت‌هایی دارد، با نرم افزار ویندوزی چه فرقی دارد و پیش از خرید باید چه سؤال‌هایی از فروشنده بپرسید.

نرم افزار حسابداری ابری چیست؟

نرم افزار حسابداری ابری نوعی نرم افزار مالی است که به‌جای نصب روی یک کامپیوتر یا سرور داخلی، روی زیرساخت ابری (Cloud) اجرا می‌شود. کاربران فقط با اتصال به اینترنت و از طریق مرورگر، به اطلاعات مالی کسب‌وکار خود دسترسی پیدا می‌کنند و فرایندهای مالی را مدیریت می‌کنند.

اسناد حسابداری، فاکتورهای فروش، گزارش‌های مالی، اطلاعات مشتریان، دریافت‌ها و پرداخت‌ها در فضای ابری ذخیره می‌شوند. این اطلاعات به‌صورت متمرکز نگهداری می‌شوند و هر کاربر مجاز، با توجه به سطح دسترسی‌اش، از کامپیوتر، لپ‌تاپ یا تلفن همراه به آن‌ها دسترسی دارد.

برخلاف نرم افزارهای حسابداری سنتی، در نرم افزار حسابداری ابری نیازی به نصب برنامه روی سیستم‌های مختلف یا نگهداری سرورهای داخلی وجود ندارد. تمامی اطلاعات در یک بستر آنلاین و امن ذخیره و مدیریت می‌شوند و کاربران همواره به آخرین نسخه نرم افزار دسترسی دارند.

برای مثال، فرض کنید مدیر یک شرکت هستید و برای چند روز در سفر کاری به سر می‌برید. اگر از نرم افزار حسابداری سنتی استفاده کنید، معمولاً برای مشاهده گزارش‌های مالی باید به سیستمی که نرم افزار روی آن نصب شده است دسترسی داشته باشید. اما در نرم افزار حسابداری ابری کافی است به اینترنت متصل شوید تا بتوانید از هر مکان، گزارش فروش، وضعیت حساب‌ها، دریافت‌ها و پرداخت‌ها یا سایر اطلاعات مالی کسب‌وکار را مشاهده و بررسی کنید.

پیشنهاد می‌کنیم برای آشنایی با گزینه‌های موجود و معیارهای انتخاب، مقاله بهترین نرم افزار حسابداری ابری در ۱۴۰۵ را نیز مطالعه کنید.

نرم افزار حسابداری ابری چگونه کار می‌کند؟

 به طور کلی فرآیند عملکرد این نرم افزار را می‌توان در چهار مرحله خلاصه کرد:

1. ثبت اطلاعات مالی

 کاربر اطلاعاتی مثل فاکتور فروش، اسناد حسابداری، دریافت و پرداخت، موجودی کالا یا اطلاعات مشتریان را در نرم افزار ثبت می‌کند.

2. پردازش و ذخیره‌سازی در فضای ابری

داده‌ها از طریق اینترنت به سرورهای ابری منتقل می‌شوند و معمولاً به‌صورت رمزنگاری‌شده ذخیره می‌شوند. ارائه‌دهنده به‌طور منظم از آن‌ها نسخه‌ی پشتیبان تهیه می‌کند تا ریسک حذف یا از دست رفتن اطلاعات کمتر شود.

3. دسترسی و مدیریت اطلاعات

کاربران مجاز، با توجه به سطح دسترسی‌شان، از هر مکان و در هر زمان گزارش‌های مالی، صورت‌های مالی، گردش حساب‌ها و سایر اطلاعات موردنیاز را مشاهده یا ویرایش می‌کنند.

4. یکپارچه‌سازی با سایر سامانه‌ها

بسیاری از نرم افزارهای حسابداری ابری به سیستم‌های فروش، انبار، CRM و سامانه مودیان وصل می‌شوند. به این ترتیب اطلاعات فقط یک بار ثبت می‌شود و برای سایر سیستم‌ها ارسال می‌شود. پیشنهاد می‌کنیم مقاله اتصال نرم افزار حسابداری به سامانه مودیان را مطالعه کنید.

مزایای نرم افزار حسابداری ابری برای کسب‌وکارها

استفاده از نرم افزار حسابداری ابری علاوه بر ساده‌تر کردن مدیریت مالی، می‌تواند هزینه‌های زیرساخت و زمان برخی فرایندهای حسابداری را کاهش دهد.

دسترسی از هر مکان و هر دستگاه

کاربران بدون نصب برنامه و از طریق مرورگر به اطلاعات مالی دسترسی دارند.

کاهش هزینه‌های زیرساخت و نگهداری

کسب‌وکارها برای استفاده از نرم افزار ابری معمولاً نیازی به راه‌اندازی و نگهداری سرور داخلی و تجهیزات مشابه ندارند. به‌روزرسانی‌ها هم متمرکز و توسط ارائه‌دهنده انجام می‌شود و لازم نیست نسخه‌ی جدید را روی تک‌تک سیستم‌ها نصب کنید.

همکاری ساده‌تر تیم مالی

دسترسی کاربران مجاز به یک محیط مالی مشترک، همکاری حسابداران، مدیران و سایر اعضای تیم را ساده‌تر می‌کند. با تعریف سطح دسترسی، هر نفر فقط بخشی را می‌بیند که به وظیفه‌اش مربوط است.

پشتیبان‌گیری منظم

ارائه‌دهنده می‌تواند به‌طور منظم از اطلاعات نسخه‌ی پشتیبان تهیه کند تا ریسک از دست رفتن داده‌ها کمتر شود.

کاهش ورود دوباره‌ی اطلاعات

اتصال نرم افزار حسابداری به سیستم‌هایی مثل فروش، انبار و خزانه‌داری، نیاز به ثبت مجدد برخی اطلاعات و در نتیجه احتمال خطای انسانی را کم می‌کند.

تصمیم‌گیری بر اساس اطلاعات به‌روز

دسترسی سریع‌تر به گزارش‌های فروش، هزینه‌ها، دریافت‌ها و پرداخت‌ها به مدیران کمک می‌کند تصمیم‌های مالی و عملیاتی دقیق‌تری بگیرند.

معایب نرم افزار حسابداری ابری

در کنار مزایای متعدد، نرم افزار حسابداری ابری محدودیت‌هایی نیز دارد که بهتر است پیش از انتخاب آن در نظر گرفته شوند. البته بسیاری از این چالش‌ها با انتخاب یک ارائه‌دهنده معتبر، استفاده از زیرساخت مناسب و رعایت نکات امنیتی قابل مدیریت هستند. آشنایی با این موارد به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا با دیدی واقع‌بینانه، بهترین راهکار را برای مدیریت امور مالی خود انتخاب کنند.

وابستگی به اینترنت:

از آنجا که نرم افزارهای حسابداری ابری از طریق اینترنت در دسترس هستند، برای استفاده از آن‌ها به اتصال اینترنت پایدار نیاز خواهید داشت. در صورت قطع یا کندی اینترنت، ممکن است دسترسی به اطلاعات مالی یا انجام برخی عملیات با تأخیر یا اختلال همراه شود. البته با گسترش اینترنت پرسرعت، این مشکل در بسیاری از کسب‌وکارها کمتر از گذشته است.

نگرانی درباره امنیت اطلاعات:

برخی مدیران ترجیح می‌دهند اطلاعات مالی سازمان روی سرورهای داخلی نگهداری شود و نسبت به ذخیره‌سازی ابری نگرانی داشته باشند. با این حال، ارائه‌دهندگان معتبر معمولاً از فناوری‌هایی مانند رمزنگاری داده‌ها، احراز هویت چندمرحله‌ای، پشتیبان‌گیری منظم، مانیتورینگ امنیتی و تعیین سطح دسترسی کاربران استفاده می‌کنند تا امنیت اطلاعات در بالاترین سطح حفظ شود.

پرداخت اشتراک ماهانه یا سالانه:

بیشتر نرم افزارهای حسابداری ابری به‌صورت اشتراکی ارائه می‌شوند. اگرچه این مدل باعث حذف هزینه‌های اولیه خرید سرور، نصب و نگهداری می‌شود، اما پرداخت مستمر حق اشتراک ممکن است برای برخی کسب‌وکارها به‌عنوان یک هزینه ثابت در نظر گرفته شود. بنابراین بهتر است قبل از انتخاب نرم‌افزار، هزینه اشتراک و امکانات آن با نیازهای کسب‌وکار مقایسه شود.

وابستگی به کیفیت خدمات ارائه‌دهنده:

عملکرد نرم‌افزار، سرعت دسترسی، به‌روزرسانی‌ها و کیفیت پشتیبانی تا حد زیادی به شرکت ارائه‌دهنده بستگی دارد. به همین دلیل، انتخاب یک نرم افزار حسابداری ابری معتبر که سابقه مناسب، پشتیبانی پاسخگو و به‌روزرسانی‌های منظم داشته باشد، اهمیت زیادی دارد.

در مجموع، این محدودیت‌ها در مقایسه با مزایای نزم افزار های ابری معمولاً تأثیر کمتری دارند. به همین دلیل، امروزه بسیاری از کسب‌وکارها نرم افزار حسابداری ابری را به‌عنوان راهکاری مدرن، منعطف و مقرون‌به‌صرفه برای مدیریت امور مالی خود انتخاب می‌کنند.

چه زمانی نرم افزار ابری انتخاب مناسبی نیست؟

اگر اینترنت پایداری ندارید، سیاست سازمان‌تان نگهداری داده را فقط روی سرور داخلی می‌خواهد، یا سیستم فعلی‌تان آن‌قدر سفارشی شده که انتقال آن هزینه‌ی زیادی دارد، نسخه‌ی ابری ممکن است گزینه‌ی اول نباشد. در این حالت نسخه‌ی ویندوزی را هم مورد برسی قرار دهید.

تفاوت نرم افزار حسابداری ابری و تحت ویندوز

یکی از سوالات رایجی که بسیاری از کسب‌وکارها هنگام انتخاب سیستم مالی با آن مواجه می‌شوند این است که نرم افزار حسابداری ابری بهتر است یا نرم افزار حسابداری تحت ویندوز. هر یک از این نرم افزارها ویژگی‌ها و کاربردهای خاص خود را دارند و انتخاب بین آن‌ها به نیازهای کسب‌وکار بستگی دارد.
در ادامه مهم‌ترین تفاوت‌های این دو نوع نرم افزار را بررسی می‌کنیم.

چه کسب‌وکارهایی به نرم افزار حسابداری ابری نیاز دارند؟

نرم افزار حسابداری ابری برای کسب‌وکارهایی مناسب است که می‌خواهند اطلاعات مالی خود را به‌صورت آنلاین، متمرکز و بدون محدودیت مکانی مدیریت کنند. دسترسی آسان، امکان استفاده هم‌زمان چند کاربر، کاهش هزینه‌های زیرساخت و قابلیت یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌ها باعث شده است این راهکار برای طیف گسترده‌ای از کسب‌وکارها مناسب باشد.

شرکت‌های دارای چند شعبه

کسب‌وکارهایی که در شهرهای مختلف شعبه یا دفتر دارند، معمولاً با چالش تجمیع اطلاعات مالی و هماهنگی بین واحدها مواجه هستند. نرم افزار حسابداری ابری این امکان را فراهم می‌کند که تمامی شعب به یک سیستم مشترک متصل شوند و اطلاعات مالی به‌صورت متمرکز ثبت و مدیریت شود.

برای مثال، یک شرکت با چند شعبه در تهران، اصفهان و مشهد می‌تواند اطلاعات مالی تمام شعب را به‌صورت لحظه‌ای در یک سامانه مشاهده کند و بدون نیاز به ارسال فایل‌های جداگانه، گزارش‌های مالی یکپارچه دریافت کند.

فروشگاه‌ها و کسب‌وکارهای خرده‌فروشی

فروشگاه‌ها به ثبت دقیق فروش، کنترل موجودی کالا و بررسی گزارش‌های مالی روزانه نیاز دارند. با استفاده از نرم افزار حسابداری ابری، صاحبان فروشگاه می‌توانند حتی خارج از محل کسب‌وکار نیز وضعیت فروش، موجودی انبار و درآمد روزانه را مشاهده و مدیریت کنند.

فروشگاه‌های اینترنتی

کسب‌وکارهای آنلاین معمولاً روزانه تعداد زیادی سفارش و تراکنش مالی ثبت می‌کنند. نرم افزار حسابداری ابری به آن‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات سفارش‌ها، پرداخت‌ها و گزارش‌های مالی را به‌صورت متمرکز مدیریت کنند.

برای نمونه، یک فروشگاه اینترنتی که روزانه صدها سفارش ثبت می‌کند، می‌تواند بدون حضور در محل کار، گزارش فروش روزانه، وضعیت پرداخت مشتریان و عملکرد مالی فروشگاه را به‌صورت لحظه‌ای مشاهده کند.

استارتاپ‌ها و کسب‌وکارهای نوپا

استارتاپ‌ها معمولاً تمایل دارند بدون صرف هزینه زیاد برای خرید سرور یا راه‌اندازی زیرساخت‌های فناوری اطلاعات، از یک سیستم حسابداری حرفه‌ای استفاده کنند. نرم افزار حسابداری ابری با هزینه اولیه کمتر، راه‌اندازی سریع و قابلیت توسعه هم‌زمان با رشد کسب‌وکار، انتخاب مناسبی برای این مجموعه‌ها است.

شرکت‌های خدماتی

شرکت‌های خدماتی مانند شرکت‌های مشاوره، فناوری اطلاعات، تبلیغات یا طراحی سایت، معمولاً پروژه‌های متعددی را به‌صورت هم‌زمان مدیریت می‌کنند. نرم افزار حسابداری ابری امکان ثبت درآمدها، هزینه‌ها، قراردادها و پرداخت‌ها را در یک محیط یکپارچه فراهم می‌کند.

برای مثال، یک شرکت طراحی سایت که بخشی از تیم مالی آن به‌صورت دورکار فعالیت می‌کند، می‌تواند اطلاعات مالی پروژه‌ها را به‌صورت آنلاین ثبت کند و مدیر مالی نیز در هر زمان گزارش‌های مالی و وضعیت قراردادها را بررسی کند.

اگر در این حوزه فعالیت می‌کنید، پیشنهاد می‌کنیم مقاله «نرم افزار حسابداری ابری برای شرکت‌های خدماتی» را نیز مطالعه کنید.

شرکت‌های بازرگانی

شرکت‌های بازرگانی به دلیل حجم بالای خرید، فروش، مدیریت موجودی کالا و ارتباط با چندین انبار یا شعبه، به یک سیستم حسابداری متمرکز نیاز دارند. نرم افزار حسابداری ابری امکان مدیریت هم‌زمان اطلاعات مالی، موجودی کالا و گزارش‌های فروش را فراهم می‌کند.

به‌عنوان نمونه، یک شرکت بازرگانی با دفتر مرکزی در تهران و انباری در بندرعباس می‌تواند اطلاعات خرید، فروش، موجودی کالا و وضعیت مالی هر دو واحد را به‌صورت لحظه‌ای در یک سیستم واحد مشاهده و مدیریت کند.

اگر کسب‌وکار شما در حوزه بازرگانی فعالیت می‌کند، پیشنهاد می‌کنیم مقاله «نرم افزار حسابداری ابری برای شرکت‌های بازرگانی» را نیز مطالعه کنید.

کارخانه‌ها و واحدهای تولیدی

کارخانه‌ها و شرکت‌های تولیدی روزانه حجم زیادی از اطلاعات مربوط به خرید مواد اولیه، تولید، موجودی انبار و فروش را مدیریت می‌کنند. نرم افزار حسابداری ابری به مدیران کمک می‌کند این اطلاعات را به‌صورت یکپارچه بررسی کرده و تصمیم‌های دقیق‌تری بگیرند.

برای مثال، مدیر یک کارخانه تولیدی می‌تواند هزینه‌های تولید، مصرف مواد اولیه، موجودی انبار و میزان فروش محصولات را به‌صورت لحظه‌ای مشاهده کند؛ حتی اگر خارج از محل کارخانه باشد.

کسب‌وکارهایی با تیم‌های دورکار

در بسیاری از شرکت‌ها، بخشی از کارکنان به‌صورت دورکار فعالیت می‌کنند. در چنین شرایطی، نرم افزار حسابداری ابری این امکان را فراهم می‌کند که حسابداران، مدیران و سایر اعضای تیم مالی با توجه به سطح دسترسی خود، از هر مکان به اطلاعات مالی دسترسی داشته باشند و بدون نیاز به حضور در دفتر، فرآیندهای مالی را مدیریت کنند.

هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری ابری به چه نکاتی توجه کنیم؟

انتخاب نرم افزار حسابداری ابری مناسب یکی از تصمیم‌های مهم برای مدیریت دقیق امور مالی کسب‌وکار است. از آنجا که این نوع نرم افزارها به‌صورت آنلاین ارائه می‌شوند، لازم است پیش از انتخاب، چند معیار مهم به‌دقت بررسی شود تا نرم افزاری انتخاب شود که هم نیازهای فعلی و هم نیازهای آینده کسب‌وکار را پوشش دهد.

          اگر هنوز برای انتخاب نرم افزار حسابداری ابری مناسب تردید دارید، کارشناسان نیکان آماده‌اند با بررسی نیازهای کسب‌وکار شما، بهترین راهکار را پیشنهاد دهند.

 درخواست مشاوره رایگان

جمع‌بندی

نرم‌افزار حسابداری ابری با دسترسی آنلاین، مدیریت متمرکز اطلاعات مالی و کاهش هزینه‌های زیرساخت، راهکاری مدرن برای مدیریت امور مالی کسب‌وکارهاست. این نرم‌افزار امکان دسترسی چندکاربره به اطلاعات مالی را فراهم می‌کند و به تصمیم‌گیری دقیق‌تر کمک می‌کند.

هنگام انتخاب نرم‌افزار حسابداری ابری، امنیت اطلاعات، امکانات، پشتیبانی و قابلیت توسعه اهمیت زیادی دارد. نرم‌افزار حسابداری نیکان با ارائه امکانات کاربردی و گزارش‌های دقیق مالی، راهکاری مناسب برای مدیریت بهتر امور مالی کسب‌وکارهاست.

سوالات متداول

1. نرم افزار حسابداری ابری چیست؟

نرم افزار حسابداری ابری نوعی سیستم حسابداری آنلاین است که روی سرورهای اینترنتی اجرا می‌شود. کاربران بدون نیاز به نصب نرم افزار روی سیستم خود، از طریق مرورگر یا اپلیکیشن موبایل به اطلاعات مالی دسترسی دارند.

2. آیا نرم افزار حسابداری ابری امنیت کافی دارد؟

بله، در صورتی که ارائه‌دهنده نرم افزار حسابداری ابری از رمزنگاری اطلاعات، پشتیبان‌گیری منظم و امکان تعیین سطح دسترسی کاربران استفاده کند، امنیت آن بسیار بالاتر از نرم افزارهای سنتی است.

3. تفاوت نرم افزار حسابداری ابری با نرم افزار ویندوزی چیست؟

نرم افزار حسابداری ابری بدون نصب و از هر مکان با اینترنت قابل دسترسی است، اطلاعات در فضای ابری ذخیره می‌شود و به‌روزرسانی خودکار دارد. اما نرم افزار ویندوزی باید روی یک سیستم نصب شود و معمولاً فقط در همان دستگاه یا شبکه داخلی قابل استفاده است.

4. آیا با موبایل هم می‌شود از نرم افزار حسابداری ابری استفاده کرد؟

بله، یکی از مهمترین مزایای نرم افزار حسابداری ابری این است که از طریق مرورگر موبایل یا اپلیکیشن اختصاصی، می‌توانید در هر زمان و هر مکان به اطلاعات مالی دسترسی داشته باشید.

5. چه کسب‌وکارهایی به نرم افزار حسابداری ابری نیاز دارند؟

کسب‌وکارهای دارای چند شعبه، فروشگاه‌های اینترنتی، استارتاپ‌ها، شرکت‌های خدماتی و هر شرکتی که تیم دورکار دارد، برای مدیریت مالی بهتر به نرم افزار حسابداری ابری نیاز دارند.

6. هنگام خرید نرم افزار حسابداری ابری به چه نکاتی توجه کنیم؟

هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری ابری باید به امنیت اطلاعات، امکانات متناسب با کسب‌وکار خود، سهولت استفاده، کیفیت پشتیبانی، قابلیت توسعه و هزینه اشتراک توجه کنید. همچنین اتصال به سامانه مودیان برای کسب‌وکارهای ایرانی بسیار مهم است.

7.آیا نرم افزار حسابداری ابری برای کسب‌وکارهای کوچک مناسب است؟

بله. کسب‌وکارهای کوچک معمولاً بودجه محدودی برای خرید سرور، نگهداری زیرساخت و استخدام نیروی IT دارند. نرم افزار حسابداری ابری با هزینه اولیه کمتر، دسترسی آنلاین و امکان توسعه متناسب با رشد کسب‌وکار، گزینه‌ای مناسب برای این دسته از شرکت‌ها محسوب می‌شود.

8. آیا نرم افزار حسابداری ابری قابلیت اتصال به سامانه مودیان را دارد؟

بله. بسیاری از نرم افزارهای حسابداری ابری امکان اتصال به سامانه مودیان و ارسال صورتحساب الکترونیکی را دارند. اگر این قابلیت برای کسب‌وکار شما اهمیت دارد، بهتر است قبل از خرید از پشتیبانی نرم‌ افزار از این امکان اطمینان حاصل کنید.