نرم افزار حسابداری ابری چیست؟ راهنمای کامل برای کسب‌وکارها 1405 | گروه نرم افزار مالی و حسابداری نیکان

نرم افزار حسابداری ابری چیست؟ راهنمای کامل برای کسب‌وکارها

دقت و سرعت بالا، امکان دسترسی آسان به اطلاعات مالی را نیز فراهم کنند. در گذشته بیشتر شرکت‌ها از نرم افزارهای حسابداری نصب‌شده روی یک سیستم استفاده می‌کردند، اما با گسترش اینترنت و فناوری ابری، نرم افزار حسابداری ابری به گزینه‌ای محبوب برای مدیریت مالی تبدیل شده است. اگر هنوز با مفهوم کلی نرم افزار ابری آشنایی ندارید، پیشنهاد می‌کنم ابتدا مقاله «نرم افزار ابری (Cloud Software) چیست؟ و چه تفاوتی با نرم افزارهای سنتی دارد؟» را مطالعه کنید. در این مقاله اما به طور تخصصی بررسی می‌کنیم که نرم افزار حسابداری ابری چیست، چه مزایایی دارد، چه تفاوتی با نسخه‌های ویندوزی دارد و چگونه می‌توان بهترین نرم افزار حسابداری ابری را برای یک کسب‌وکار انتخاب کرد.

        نرم افزار حسابداری ابری چیست؟

• نرم افزار حسابداری ابری نوعی نرم افزار مالی است که به جای نصب روی یک کامپیوتر یا سرور داخلی، روی سرورهای اینترنتی (Cloud) اجرا می‌شود و کاربران می‌توانند از طریق اینترنت به آن دسترسی داشته باشند.در این نوع نرم افزار، اطلاعات مالی کسب‌وکار مانند فاکتورها، اسناد حسابداری، گزارش‌های مالی و اطلاعات مشتریان در فضای ابری ذخیره می‌شود. به همین دلیل کاربران می‌توانند با استفاده از مرورگر اینترنت و از طریق دستگاه‌های مختلف مانند کامپیوتر، لپ‌تاپ یا حتی تلفن همراه وارد سیستم شوند و اطلاعات مالی خود را مدیریت کنند.به زبان ساده، در نرم افزار حسابداری ابری دیگر نیازی به نصب برنامه روی سیستم‌های مختلف یا نگهداری سرورهای داخلی وجود ندارد و همه اطلاعات در یک بستر آنلاین و امن مدیریت می‌شوند.به همین دلیل بسیاری از کسب‌وکارها از این نوع سیستم‌ها با عنوان نرم افزار حسابداری آنلاین یا نرم افزار حسابداری تحت وب نیز یاد می‌کنند.فرض کنید مدیر یک شرکت هستید و می‌خواهید وضعیت فروش یا گزارش مالی را بررسی کنید. در نرم افزارهای سنتی باید حتماً به سیستم محل نصب نرم افزار دسترسی داشته باشید.اما در نرم افزار حسابداری ابری می‌توانید از هر جایی(حتی خارج از محل شرکت)و فقط با اینترنت وارد سیستم شوید و گزارش‌های مالی را مشاهده کنید.
• نرم افزارهای حسابداری ابری معمولاً دارای ویژگی‌های زیر هستند:
  • دسترسی آنلاین از هر مکان
  • ذخیره اطلاعات در فضای ابری
  • امکان استفاده توسط چند کاربر
  • به‌روزرسانی خودکار نرم افزار
  • امنیت و پشتیبان‌گیری منظم از اطلاعات

  این ویژگی‌ها باعث شده است که بسیاری از شرکت‌ها و کسب‌وکارها به سمت استفاده از سیستم‌های حسابداری ابری حرکت کنند.

  مزایای نرم افزار حسابداری ابری برای کسب‌وکارها:

  استفاده از نرم افزار حسابداری ابری در سال‌های اخیر به یکی از مهم‌ترین راهکارهای مدیریت مالی برای کسب‌وکارها تبدیل شده است. این نرم افزارها به دلیل دسترسی آسان، کاهش هزینه‌ها و افزایش امنیت اطلاعات، مورد توجه بسیاری از شرکت‌ها قرار گرفته‌اند. در ادامه به مهم‌ترین مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری ابری می‌پردازیم.

  دسترسی به اطلاعات مالی در هر زمان و مکان

  یکی از مهم‌ترین مزایای نرم افزار حسابداری ابری این است که کاربران می‌توانند در هر زمان و از هر مکان به اطلاعات مالی خود دسترسی داشته باشند.
  تنها چیزی که نیاز است یک اتصال اینترنتی است. بنابراین مدیران، حسابداران و حتی صاحبان کسب‌وکار می‌توانند بدون حضور در محل شرکت، گزارش‌های مالی را مشاهده و بررسی کنند.

  به‌روزرسانی خودکار نرم افزار

  در نرم افزارهای سنتی، برای استفاده از نسخه‌های جدید معمولاً نیاز به نصب مجدد نرم افزار یا انجام به‌روزرسانی‌های دستی وجود دارد.
  اما در نرم افزارهای حسابداری ابری به‌روزرسانی‌ها به صورت خودکار انجام می‌شوند و کاربران همیشه از آخرین نسخه نرم افزار استفاده می‌کنند.

  کاهش هزینه‌های زیرساخت و نگهداری

  در نرم افزارهای حسابداری سنتی معمولاً نیاز به خرید سرور، تجهیزات سخت‌افزاری و انجام عملیات نگهداری وجود دارد. اما در نرم افزارهای ابری تمامی این زیرساخت‌ها توسط ارائه‌دهنده نرم افزار مدیریت می‌شود.
  به همین دلیل استفاده از نرم افزار حسابداری ابری می‌تواند هزینه‌های مربوط به فناوری اطلاعات و نگهداری سیستم‌ها را به شکل قابل توجهی کاهش دهد.

  امنیت بالاتر اطلاعات مالی

  اطلاعات مالی یکی از مهم‌ترین دارایی‌های هر کسب‌وکار محسوب می‌شود. در نرم افزارهای حسابداری ابری معمولاً از روش‌های پیشرفته امنیتی مانند رمزنگاری اطلاعات، کنترل دسترسی کاربران و پشتیبان‌گیری منظم استفاده می‌شود.
  این موضوع باعث می‌شود احتمال از دست رفتن یا آسیب دیدن اطلاعات مالی به حداقل برسد.

  امکان استفاده چندکاربره

  بسیاری از نرم افزارهای حسابداری ابری این امکان را فراهم می‌کنند که چندین کاربر به طور همزمان از سیستم استفاده کنند.
  به عنوان مثال مدیر مالی، حسابدار و مدیر فروش می‌توانند هر کدام با سطح دسترسی مشخص وارد نرم افزار شوند و اطلاعات مورد نیاز خود را مشاهده یا ثبت کنند.

  تفاوت نرم افزار حسابداری ابری و تحت ویندوز

  یکی از سوالات رایجی که بسیاری از کسب‌وکارها هنگام انتخاب سیستم مالی با آن مواجه می‌شوند این است که نرم افزار حسابداری ابری بهتر است یا نرم افزار حسابداری تحت ویندوز. هر یک از این نرم افزارها ویژگی‌ها و کاربردهای خاص خود را دارند و انتخاب بین آن‌ها به نیازهای کسب‌وکار بستگی دارد.
  در ادامه مهم‌ترین تفاوت‌های این دو نوع نرم افزار را بررسی می‌کنیم.

  ویژگی	نرم افزار حسابداری ابری	نرم افزار حسابداری تحت ویندوز
  نحوه دسترسی	دسترسی از طریق اینترنت و مرورگر بدون اتکا به سیستم عامل	دسترسی از طریق نرم افزار نصب‌شده روی سیستم
  محل ذخیره اطلاعات	ذخیره در سرورهای ابری	ذخیره در کامپیوتر یا سرور داخلی شرکت
  امکان دسترسی از راه دور	دارد؛ از هر مکان با اینترنت	معمولاً محدود به شبکه داخلی
  نیاز به نصب نرم افزار	نیاز ندارد	باید روی سیستم نصب شود
  به‌روزرسانی نرم افزار	به‌صورت خودکار انجام می‌شود	معمولاً باید به‌صورت دستی انجام شود
  استفاده چندکاربره	به‌راحتی امکان‌پذیر است	نیاز به تنظیم شبکه یا سرور دارد
  نگهداری و پشتیبانی	توسط ارائه‌دهنده نرم افزار انجام می‌شود	معمولاً بر عهده شرکت استفاده‌کننده است
  امنیت و پشتیبان‌گیری	دارای سیستم‌های پشتیبان‌گیری و امنیت ابری	مسئولیت پشتیبان‌گیری با شرکت است

• چه کسب‌وکارهایی به نرم افزار حسابداری ابری نیاز دارند؟

  نرم افزار حسابداری ابری برای کسب‌وکارهایی مناسب است که نیاز دارند اطلاعات مالی خود را به‌صورت آنلاین، متمرکز و از هر مکان مدیریت کنند. این نوع نرم افزارها به دلیل دسترسی آسان، امکان استفاده چندکاربره و کاهش هزینه‌های زیرساخت، برای بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها گزینه‌ای مناسب محسوب می‌شوند.

  شرکت‌های دارای چند شعبه

  کسب‌وکارهایی که چند شعبه یا دفتر در شهرهای مختلف دارند، معمولاً با چالش جمع‌آوری و یکپارچه‌سازی اطلاعات مالی مواجه هستند.
  نرم افزار حسابداری ابری این امکان را فراهم می‌کند که تمامی شعب به یک سیستم مشترک متصل شوند و اطلاعات مالی به‌صورت متمرکز مدیریت شود.

  فروشگاه‌ها و کسب‌وکارهای خرده‌فروشی

  فروشگاه‌ها نیاز دارند اطلاعات فروش، موجودی کالا و گزارش‌های مالی را به‌صورت سریع و دقیق بررسی کنند. با استفاده از نرم افزار حسابداری ابری، صاحبان فروشگاه می‌توانند حتی خارج از محل فروشگاه نیز وضعیت فروش و درآمد را مشاهده کنند.

  فروشگاه‌های اینترنتی

  کسب‌وکارهای آنلاین معمولاً به سیستم‌هایی نیاز دارند که بتوانند سفارش‌ها، پرداخت‌ها و گزارش‌های مالی را به‌صورت آنلاین مدیریت کنند. نرم افزار حسابداری ابری به فروشگاه‌های اینترنتی کمک می‌کند تا اطلاعات مالی خود را همزمان با فعالیت‌های فروش مدیریت کنند.

  استارتاپ‌ها و کسب‌وکارهای نوپا

  استارتاپ‌ها معمولاً ترجیح می‌دهند بدون سرمایه‌گذاری سنگین روی زیرساخت‌های فناوری اطلاعات، از یک سیستم حسابداری استفاده کنند. نرم افزارهای ابری به دلیل عدم نیاز به سرور و نصب نرم افزار گزینه مناسبی برای این نوع کسب‌وکارها هستند.

  شرکت‌های خدماتی

  شرکت‌های خدماتی مانند شرکت‌های مشاوره، تبلیغاتی یا فناوری اطلاعات نیاز دارند درآمدها، هزینه‌ها و قراردادهای خود را به‌صورت دقیق ثبت و مدیریت کنند. نرم افزار حسابداری ابری امکان مدیریت ساده‌تر این اطلاعات را فراهم می‌کند.

  شرکت‌های بازرگانی

  در شرکت‌های بازرگانی، مدیریت خرید و فروش، موجودی کالا و گزارش‌های مالی اهمیت زیادی دارد. استفاده از نرم افزار حسابداری ابری می‌تواند به مدیران کمک کند تا در هر زمان وضعیت مالی و تجاری شرکت را بررسی کنند.

  کسب‌وکارهایی با تیم‌های دورکار

  در بسیاری از شرکت‌ها، بخشی از کارکنان به‌صورت دورکار فعالیت می‌کنند. در چنین شرایطی نرم افزار حسابداری ابری این امکان را فراهم می‌کند که حسابداران، مدیران و کارکنان مالی بدون حضور در یک مکان مشخص به سیستم دسترسی داشته باشند.

  هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری ابری به چه نکاتی توجه کنیم؟

  انتخاب نرم افزار حسابداری ابری مناسب یکی از تصمیم‌های مهم برای مدیریت دقیق امور مالی کسب‌وکار است. از آنجا که این نوع نرم افزارها به‌صورت آنلاین ارائه می‌شوند، لازم است پیش از انتخاب، چند معیار مهم به‌دقت بررسی شود تا نرم افزاری انتخاب شود که هم نیازهای فعلی و هم نیازهای آینده کسب‌وکار را پوشش دهد.

  معیار	توضیح
  امنیت اطلاعات	وجود رمزنگاری داده‌ها، پشتیبان‌گیری منظم، ذخیره امن روی سرورهای مطمئن و امکان تعریف سطح دسترسی برای کاربران مختلف.
  امکانات و قابلیت‌ها	ثبت اسناد حسابداری، صدور فاکتور، گزارش‌های مالی و مدیریتی، مدیریت مشتریان و موجودی کالا متناسب با نوع کسب‌وکار.
  رابط کاربری و سهولت استفاده	محیط کاربری ساده، منظم و قابل فهم که بدون پیچیدگی و با حداقل آموزش قابل استفاده باشد.
  پشتیبانی و خدمات پس از فروش	پاسخ‌گویی سریع تیم پشتیبانی، آموزش کاربران و ارائه به‌روزرسانی‌های منظم نرم افزار
  قابلیت توسعه و انعطاف‌پذیری	امکان ارتقا سیستم و افزودن امکانات جدید در صورت رشد کسب‌وکار.
  هزینه و مدل اشتراک	بررسی تناسب بین امکانات ارائه‌شده و هزینه اشتراک
  اتصال به سامانه‌های مالیاتی	امکان ارتباط با سامانه مودیان و ارسال صورتحساب الکترونیکی چون این در ایران خیلی مهم است.

               اگر هنوز مطمئن نیستید کدام نرم افزار برای کسب‌وکار شما مناسب است، کارشناسان نیکان آماده مشاوره رایگان هستن

 درخواست مشاوره رایگان

 

• جمع‌بندی

  نرم افزار حسابداری ابری با فراهم کردن دسترسی آنلاین، مدیریت متمرکز اطلاعات مالی، کاهش هزینه‌های زیرساخت و امکان استفاده چندکاربره، به یکی از راهکارهای مدرن برای مدیریت امور مالی کسب‌وکارها تبدیل شده است. این نوع نرم افزارها به مدیران و حسابداران کمک می‌کنند تا بدون محدودیت مکانی، در هر زمان به اطلاعات مالی دسترسی داشته باشند و تصمیم‌های دقیق‌تری بر اساس داده‌های واقعی بگیرند.

  با این حال، انتخاب یک نرم افزار حسابداری مناسب اهمیت زیادی دارد؛ زیرا امنیت اطلاعات، امکانات نرم افزار، کیفیت پشتیبانی و قابلیت توسعه سیستم می‌تواند تأثیر مستقیمی بر عملکرد مالی یک کسب‌وکار داشته باشد.

  اگر به دنبال یک راهکار مطمئن برای مدیریت امور مالی کسب‌وکار خود هستید، استفاده از یک نرم افزار حسابداری حرفه‌ای می‌تواند بسیاری از فرآیندهای مالی را ساده‌تر کند. نرم افزار حسابداری نیکان با ارائه امکانات متنوع، گزارش‌های دقیق مالی و پشتیبانی مناسب می‌تواند گزینه‌ای مناسب برای مدیریت حسابداری کسب‌وکارها باشد.

  سوالات متداول

  ۱. نرم افزار حسابداری ابری چیست؟

  نرم افزار حسابداری ابری نوعی سیستم حسابداری آنلاین است که روی سرورهای اینترنتی اجرا می‌شود. کاربران بدون نیاز به نصب نرم افزار روی سیستم خود، از طریق مرورگر یا اپلیکیشن موبایل به اطلاعات مالی دسترسی دارند.

  ۲. آیا نرم افزار حسابداری ابری امنیت کافی دارد؟

  بله، در صورتی که ارائه‌دهنده نرم افزار حسابداری ابری از رمزنگاری اطلاعات، پشتیبان‌گیری منظم و امکان تعیین سطح دسترسی کاربران استفاده کند، امنیت آن بسیار بالاتر از نرم افزارهای سنتی است.

  ۳. تفاوت نرم افزار حسابداری ابری با نرم افزار ویندوزی چیست؟

  نرم افزار حسابداری ابری بدون نصب و از هر مکان با اینترنت قابل دسترسی است، اطلاعات در فضای ابری ذخیره می‌شود و به‌روزرسانی خودکار دارد. اما نرم افزار ویندوزی باید روی یک سیستم نصب شود و معمولاً فقط در همان دستگاه یا شبکه داخلی قابل استفاده است.

  ۴. آیا با موبایل هم می‌شود از نرم افزار حسابداری ابری استفاده کرد؟

  بله، یکی از مهمترین مزایای نرم افزار حسابداری ابری این است که از طریق مرورگر موبایل یا اپلیکیشن اختصاصی، می‌توانید در هر زمان و هر مکان به اطلاعات مالی دسترسی داشته باشید.

  ۵. چه کسب‌وکارهایی به نرم افزار حسابداری ابری نیاز دارند؟

  کسب‌وکارهای دارای چند شعبه، فروشگاه‌های اینترنتی، استارتاپ‌ها، شرکت‌های خدماتی و هر شرکتی که تیم دورکار دارد، برای مدیریت مالی بهتر به نرم افزار حسابداری ابری نیاز دارند.

  ۶. هنگام خرید نرم افزار حسابداری ابری به چه نکاتی توجه کنیم؟

  هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری ابری باید به امنیت اطلاعات، امکانات متناسب با کسب‌وکار خود، سهولت استفاده، کیفیت پشتیبانی، قابلیت توسعه و هزینه اشتراک توجه کنید. همچنین اتصال به سامانه مودیان برای کسب‌وکارهای ایرانی بسیار مهم است.

  ۷. آیا برای استفاده از نرم افزار حسابداری ابری به اینترنت دائمی نیاز است؟

  بله، از آنجا که نرم افزار حسابداری ابری روی سرورهای اینترنتی اجرا می‌شود، برای دسترسی و استفاده از آن حتماً به اتصال اینترنت نیاز دارید.