معیارهای انتخاب نرم افزار حسابداری پیمانکاری؛ چک‌لیست خرید | گروه نرم افزار مالی و حسابداری نیکان

اگر مسئول مالی یا مدیر یک شرکت پیمانکاری، ساختمانی یا عمرانی هستید، احتمالاً می‌دانید که مدیریت مالی پروژه با حسابداری یک شرکت معمولی تفاوت دارد. در یک شرکت پیمانکاری، فقط دانستن مجموع هزینه‌ها و درآمدهای شرکت کافی نیست؛ باید بدانید هر پروژه چقدر هزینه داشته، چه میزان درآمد ایجاد کرده و در نهایت چقدر سود یا زیان داشته است.

به همین دلیل، انتخاب نرم افزار حسابداری پیمانکاری فقط به قیمت یا امکانات عمومی حسابداری محدود نمی‌شود. نرم‌افزار باید بتواند پروژه‌ها، قراردادها، هزینه‌ها، درآمدها، مصالح، نیروی انسانی، صورت‌وضعیت‌ها و دریافت‌ها و پرداخت‌ها را به‌صورت تفکیک‌شده مدیریت کند.

در این مقاله مهم‌ترین معیارهای انتخاب نرم افزار حسابداری پیمانکاری را بررسی می‌کنیم تا پیش از خرید بتوانید قابلیت‌های موردنیاز شرکت خود را دقیق‌تر ارزیابی کنید.

حسابداری پیمانکاری چه تفاوتی با حسابداری عادی دارد؟

در یک شرکت بازرگانی یا خدماتی معمولی، بخش زیادی از اطلاعات و گزارش‌های مالی در سطح کل شرکت بررسی می‌شود. اما در شرکت‌های پیمانکاری، پروژه یکی از مهم‌ترین واحدهای مالی و مدیریتی است و درآمد و هزینه‌ها باید تا حد امکان به پروژه مربوطه اختصاص داده شوند.

هر پروژه ممکن است قرارداد، کارفرما، مدت اجرا، نیروی انسانی، مصالح، تجهیزات و هزینه‌های متفاوتی داشته باشد. به همین دلیل، مدیر مالی باید بتواند علاوه بر وضعیت مالی کل شرکت، هزینه‌ها، درآمد و سودآوری هر پروژه را به‌صورت جداگانه بررسی کند.

یک نرم افزار حسابداری پیمانکاری باید این امکان را فراهم کند که هزینه‌ها و درآمدها به پروژه مربوطه اختصاص پیدا کنند و گزارش مالی هر پروژه جداگانه قابل بررسی باشد.

نرم افزار حسابداری پیمانکاری باید چه قابلیت‌هایی داشته باشد؟

قابلیت‌های موردنیاز هر شرکت با توجه به نوع قراردادها، تعداد پروژه‌ها و اندازه کسب‌وکار متفاوت است؛ اما چند قابلیت در بسیاری از شرکت‌های پیمانکاری اهمیت ویژه‌ای دارند.

تفکیک هزینه و درآمد به تفکیک پروژه

اولین معیار، امکان ثبت و گزارش‌گیری هزینه‌ها و درآمدها به تفکیک پروژه است.

هزینه‌هایی مانند خرید مصالح، حقوق و دستمزد، حمل‌ونقل، اجاره تجهیزات، خدمات پیمانکاران جزء و سایر هزینه‌ها باید بتوانند به پروژه مربوطه اختصاص پیدا کنند.

برای مثال، اگر شرکت سه پروژه فعال دارد، مدیر مالی باید بتواند مشخص کند:

• پروژه اول چقدر هزینه داشته است؟
• چه مقدار درآمد برای آن ثبت شده است؟
• بهای تمام‌شده پروژه چقدر است؟
• مانده مطالبات آن از کارفرما چقدر است؟
• سود یا زیان پروژه تا این لحظه چقدر است؟

مرکز هزینه چندسطحی و شناور

در پروژه‌های بزرگ، یک سطح تفکیک ممکن است کافی نباشد. ممکن است شرکت بخواهد هزینه‌ها را بر اساس پروژه، فاز اجرایی، کارگاه یا بخش‌های مختلف پروژه بررسی کند.

به همین دلیل، بهتر است هنگام خرید نرم‌افزار بررسی کنید آیا مرکز هزینه امکان تفکیک چندسطحی و متناسب با ساختار پروژه را دارد یا خیر.

برای مثال، ساختار یک پروژه می‌تواند به شکل زیر باشد:

پروژه ساختمان اداری ← فاز اجرایی ← کارگاه ← بخش تأسیسات

در چنین ساختاری، گزارش‌گیری مالی فقط به مجموع هزینه پروژه محدود نمی‌شود و امکان تحلیل جزئی‌تر هزینه‌ها نیز فراهم می‌شود.

ثبت و مدیریت قراردادهای پیمانکاری

قرارداد، یکی از اطلاعات اصلی هر پروژه پیمانکاری است. نرم‌افزار باید بتواند اطلاعات مهم قرارداد را ثبت و نگهداری کند؛ از جمله:

• مشخصات کارفرما
• مبلغ قرارداد
• تاریخ شروع و پایان
• پروژه مرتبط
• شرایط پرداخت
• پیش‌پرداخت
• اطلاعات مربوط به صورت‌وضعیت
• کسورات و سایر موارد قراردادی

همچنین اگر نرم‌افزار امکان هشدار برای نزدیک‌شدن به تاریخ پایان قرارداد یا سررسیدهای مهم را داشته باشد، می‌تواند به مدیریت بهتر قراردادها کمک کند.

مدیریت کارفرما و پیمانکاران جزء

در یک پروژه ممکن است علاوه بر کارفرما، چند پیمانکار جزء، تأمین‌کننده مصالح و ارائه‌دهنده خدمات نیز حضور داشته باشند.

نرم‌افزار باید بتواند حساب هر یک از این اشخاص را جداگانه نگهداری کند تا مانده حساب، پرداخت‌ها، دریافت‌ها و سوابق مالی هر طرف قرارداد قابل پیگیری باشد.

ثبت کارکرد نیرو در چند پروژه

در شرکت‌های پیمانکاری، یک نیروی انسانی ممکن است در طول یک ماه در چند پروژه فعالیت داشته باشد.

اگر هزینه حقوق این نیرو بدون تفکیک پروژه ثبت شود، محاسبه بهای تمام‌شده هر پروژه دشوار خواهد شد.

بنابراین، هنگام انتخاب نرم‌افزار بررسی کنید آیا امکان ثبت و تخصیص کارکرد نیرو به چند پروژه وجود دارد و آیا اطلاعات حقوق و دستمزد می‌تواند در گزارش هزینه پروژه مورد استفاده قرار گیرد.

مدیریت مصالح و هزینه‌های پروژه

مصالح یکی از بخش‌های مهم هزینه در بسیاری از پروژه‌های ساختمانی و عمرانی است.

بهتر است نرم‌افزار حسابداری با سیستم انبار ارتباط داشته باشد تا ورود و خروج مصالح، حواله‌های مصرف و هزینه‌های مرتبط با پروژه قابل پیگیری باشد.

برای مثال، اگر مصالح از انبار مرکزی برای پروژه شماره ۲ ارسال شود، اطلاعات خروج کالا باید بتواند در محاسبه هزینه همان پروژه مورد استفاده قرار گیرد.

تن‌خواه‌گردان پروژه

در بسیاری از پروژه‌ها مبلغی به‌عنوان تن‌خواه در اختیار مسئول کارگاه یا پروژه قرار می‌گیرد تا هزینه‌های جاری از آن پرداخت شود.

نرم‌افزار باید بتواند تن‌خواه هر پروژه را جداگانه ثبت و کنترل کند و مشخص باشد:

• چه مبلغی به تن‌خواه اختصاص داده شده است؟
• چه هزینه‌هایی از آن پرداخت شده؟
• چه مبلغی باقی مانده است؟
• چه اسنادی برای هزینه‌ها ثبت شده است؟

این قابلیت به‌خصوص در پروژه‌هایی که کارگاه از دفتر مرکزی فاصله دارد اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.

پیش‌پرداخت و پیش‌دریافت

پیش‌پرداخت و پیش‌دریافت نیز باید از سایر دریافت‌ها و پرداخت‌های پروژه قابل تفکیک باشد.

برای مثال، اگر کارفرما بخشی از مبلغ قرارداد را به‌عنوان پیش‌پرداخت پرداخت کرده باشد، باید بتوان مانده و وضعیت آن را در ارتباط با همان پروژه و قرارداد پیگیری کرد.

صورت‌وضعیت و کسورات قرارداد

صورت‌وضعیت یکی از بخش‌های مهم مدیریت مالی پروژه‌های پیمانکاری است. در صورت اهمیت این قابلیت برای شرکت، باید بررسی کنید نرم‌افزار تا چه سطحی از فرآیند صورت‌وضعیت را پوشش می‌دهد.

از جمله مواردی که می‌توان هنگام بررسی نرم‌افزار پرسید:

• آیا کارکرد پروژه قابل ثبت است؟
• آیا صورت‌وضعیت بر اساس اطلاعات ثبت‌شده تهیه می‌شود؟
• آیا کسورات قابل تعریف و محاسبه هستند؟
• آیا سوابق صورت‌وضعیت‌ها قابل پیگیری است؟
• آیا مانده مطالبات کارفرما پس از ثبت صورت‌وضعیت مشخص می‌شود؟

نحوه محاسبه کسورات نیز ممکن است با توجه به نوع قرارداد و شرایط آن متفاوت باشد؛ بنابراین بهتر است این بخش را با یک نمونه واقعی از قراردادهای شرکت خود در زمان دمو نرم‌افزار آزمایش کنید.

بهای تمام‌شده و سود هر پروژه

یکی از مهم‌ترین خروجی‌های یک نرم افزار حسابداری پیمانکاری، گزارش بهای تمام‌شده و عملکرد مالی پروژه است.

نرم‌افزار باید بتواند هزینه‌های مرتبط با پروژه را جمع‌آوری کند تا مدیر بتواند آن‌ها را با درآمد و صورت‌وضعیت‌های ثبت‌شده مقایسه کند.

در حالت ایده‌آل، مدیر باید بتواند بدون جمع‌آوری اطلاعات از چند فایل اکسل، وضعیت مالی پروژه را در یک گزارش مشاهده کند.

نرم افزار حسابداری پیمانکاری باید چه گزارش‌هایی داشته باشد؟

فقط ثبت اطلاعات کافی نیست؛ ارزش واقعی نرم‌افزار زمانی مشخص می‌شود که بتوان از این اطلاعات گزارش‌های قابل استفاده تهیه کرد.

بر اساس نیاز شرکت، گزارش‌های زیر می‌توانند اهمیت داشته باشند:

• گزارش هزینه هر پروژه
• گزارش درآمد هر پروژه
• گزارش بهای تمام‌شده پروژه
• گزارش سود و زیان پروژه
• گزارش صورت‌وضعیت‌های صادرشده
• گزارش مطالبات از کارفرما
• گزارش بدهی به پیمانکاران جزء
• گزارش تن‌خواه پروژه
• گزارش هزینه مصالح مصرف‌شده
• گزارش هزینه نیروی انسانی
• گزارش پیش‌پرداخت و پیش‌دریافت
• گزارش هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم پروژه

مهم‌تر از تعداد گزارش‌ها، این است که اطلاعات گزارش‌ها از داده‌های واقعی ثبت‌شده در سیستم به دست بیاید و برای تهیه آن‌ها به محاسبات دستی و فایل‌های جداگانه نیاز نباشد.

معیارهای انتخاب نرم افزار حسابداری پیمانکاری

پیش از خرید نرم‌افزار، بهتر است این موارد را با فروشنده یا تیم پشتیبانی بررسی کنید:

یک مثال ساده از مسیر یک پروژه در نرم‌افزار

فرض کنید شرکت شما قرارداد اجرای یک ساختمان مسکونی را با یک کارفرمای خصوصی امضا می‌کند.

مرحله اول: ثبت قرارداد

اطلاعات قرارداد شامل کارفرما، مبلغ، تاریخ شروع و پایان و سایر اطلاعات موردنیاز در سیستم ثبت می‌شود.

مرحله دوم: ایجاد پروژه

پروژه به‌عنوان یک مرکز هزینه تعریف می‌شود تا هزینه‌ها و درآمدهای مرتبط با آن از سایر پروژه‌ها جدا باشند.

مرحله سوم: ثبت پیش‌پرداخت

بخشی از مبلغ قرارداد به‌عنوان پیش‌پرداخت از کارفرما دریافت و در ارتباط با همان پروژه ثبت می‌شود.

مرحله چهارم: ثبت هزینه‌ها

خرید مصالح، دستمزد نیروها، هزینه تجهیزات، حمل‌ونقل و سایر هزینه‌های مرتبط به پروژه اختصاص داده می‌شوند.

مرحله پنجم: ثبت کارکرد و صورت‌وضعیت

در پایان دوره، اطلاعات کارکرد پروژه برای تهیه و ثبت صورت‌وضعیت مورد استفاده قرار می‌گیرد.

مرحله ششم: بررسی عملکرد پروژه

مدیر می‌تواند هزینه‌های ثبت‌شده، درآمد و صورت‌وضعیت‌ها و در صورت فراهم‌بودن اطلاعات لازم، بهای تمام‌شده و سود یا زیان پروژه را بررسی کند.

این فرآیند نشان می‌دهد چرا تفکیک پروژه‌ای در حسابداری شرکت‌های پیمانکاری اهمیت دارد.

قیمت نرم افزار حسابداری پیمانکاری به چه عواملی بستگی دارد؟

قیمت نرم افزار حسابداری پیمانکاری فقط به نام یا نوع نرم‌افزار وابسته نیست و می‌تواند بر اساس نیازهای شرکت متفاوت باشد.

از جمله عوامل مؤثر می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• تعداد کاربران
• تعداد پروژه‌های فعال
• ماژول‌های موردنیاز
• امکانات حسابداری
• انبار و مدیریت کالا
• خزانه‌داری
• حقوق و دستمزد
• امکانات مدیریت پروژه و پیمانکاری
• نسخه ابری یا نصبی
• خدمات آموزش و پشتیبانی
• میزان سفارشی‌سازی موردنیاز

بنابراین بهتر است قبل از مقایسه قیمت، ابتدا مشخص کنید شرکت شما دقیقاً به چه قابلیت‌هایی نیاز دارد. یک نرم‌افزار ارزان‌تر در صورتی که نیازهای اصلی پروژه را پوشش ندهد، لزوماً هزینه نهایی کمتری برای شرکت ایجاد نمی‌کند.

نرم افزار حسابداری پیمانکاری ابری یا نصبی؟

انتخاب بین نسخه ابری و نصبی به ساختار شرکت و نحوه استفاده از نرم‌افزار بستگی دارد.

در نسخه ابری، اطلاعات از طریق اینترنت در دسترس قرار می‌گیرد و برای شرکت‌هایی که مدیران یا کارکنان آن‌ها در محل‌های مختلف فعالیت می‌کنند، دسترسی از راه دور می‌تواند کاربردی باشد.

اما ابری‌بودن به‌تنهایی به معنای مناسب‌بودن نرم‌افزار برای یک شرکت پیمانکاری نیست.

هنگام بررسی نسخه ابری، این موارد را نیز بپرسید:

• آیا تمام قابلیت‌های پروژه‌محور در نسخه ابری وجود دارد؟
• اطلاعات چگونه پشتیبان‌گیری می‌شوند؟
• دسترسی کاربران چگونه مدیریت می‌شود؟
• در صورت قطع اینترنت چه محدودیت‌هایی وجود دارد؟
• آیا اطلاعات بین دفتر مرکزی و کارگاه‌ها به‌صورت مناسب در دسترس است؟
• آیا گزارش‌های موردنیاز شرکت در نسخه ابری نیز ارائه می‌شوند؟

در نسخه نصبی نیز باید مواردی مانند زیرساخت سرور، پشتیبان‌گیری، دسترسی کاربران و هزینه نگهداری را در نظر گرفت.

اشتباهات رایج هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری پیمانکاری

فقط قیمت را مقایسه کردن

قیمت مهم است، اما اگر نرم‌افزار قابلیت‌های موردنیاز شرکت را نداشته باشد، هزینه‌های جانبی مانند ورود دستی اطلاعات، تهیه گزارش در اکسل یا خرید سیستم‌های مکمل افزایش پیدا می‌کند.

اعتماد به دموی نرم‌افزار بدون تست واقعی

بهتر است در جلسه دمو فقط فهرست امکانات را نبینید. یک پروژه واقعی شرکت را انتخاب کنید و از فروشنده بخواهید فرآیند ثبت آن را از قرارداد تا هزینه، صورت‌وضعیت و گزارش مالی نشان دهد.

نادیده‌گرفتن ارتباط با انبار و حقوق

اگر اطلاعات خرید مصالح یا حقوق کارکنان جدا از سیستم حسابداری ثبت شود، بخشی از اطلاعات هزینه پروژه باید دوباره وارد سیستم شود.

نپرسیدن درباره صورت‌وضعیت و کسورات

اگر بخش مهمی از پروژه‌های شرکت بر اساس صورت‌وضعیت مدیریت می‌شوند، نحوه ثبت کارکرد، صورت‌وضعیت و کسورات را قبل از خرید با یک نمونه واقعی بررسی کنید.

انتخاب نرم‌افزار بدون توجه به رشد شرکت

اگر شرکت در آینده پروژه‌های بیشتری خواهد داشت، بهتر است بررسی کنید نرم‌افزار با افزایش تعداد پروژه‌ها، کاربران و حجم اطلاعات همچنان پاسخ‌گوی نیاز شرکت خواهد بود یا خیر.

نرم افزار حسابداری پیمانکاری برای چه شرکت‌هایی مناسب است؟

نرم افزار حسابداری پیمانکاری بیشتر برای شرکت‌هایی اهمیت پیدا می‌کند که مدیریت هم‌زمان چند پروژه، تفکیک هزینه‌ها، کنترل قراردادها و بررسی عملکرد مالی پروژه‌ها برایشان ضروری است.

برای مثال، شرکت‌های فعال در حوزه‌های زیر ممکن است به امکانات پروژه‌محور نیاز بیشتری داشته باشند:

• پیمانکاری ساختمانی
• پروژه‌های عمرانی
• اجرای تأسیسات
• پروژه‌های راه‌سازی
• شرکت‌های خدمات فنی و مهندسی
• شرکت‌هایی با چند کارگاه یا پروژه هم‌زمان

از طرف دیگر، اگر یک کسب‌وکار تنها یک پروژه کوچک و ساده دارد و نیاز پیچیده‌ای برای تفکیک هزینه‌ها ندارد، ممکن است تمام امکانات یک سیستم تخصصی پیمانکاری برای آن ضروری نباشد.

بنابراین انتخاب نرم‌افزار باید بر اساس تعداد پروژه‌ها، پیچیدگی قراردادها، حجم عملیات و سطح گزارش‌گیری موردنیاز انجام شود.

سوالات متداول

تفاوت نرم افزار حسابداری پیمانکاری با حسابداری عادی چیست؟

در حسابداری عمومی، بخش زیادی از اطلاعات در سطح کل شرکت بررسی می‌شود؛ اما در حسابداری پیمانکاری، امکان تفکیک هزینه، درآمد و سایر اطلاعات مالی در سطح پروژه اهمیت بیشتری دارد. به این ترتیب می‌توان عملکرد مالی پروژه‌ها را جداگانه بررسی کرد.

آیا نرم افزار حسابداری پیمانکاری صورت‌وضعیت را محاسبه می‌کند؟

این قابلیت به نرم‌افزار مشخص و امکانات آن بستگی دارد. اگر صورت‌وضعیت برای شرکت شما اهمیت دارد، هنگام خرید باید بررسی کنید نرم‌افزار امکان ثبت کارکرد، تهیه صورت‌وضعیت و مدیریت کسورات را تا چه سطحی فراهم می‌کند.

آیا برای یک پیمانکار کوچک هم نرم افزار حسابداری پیمانکاری لازم است؟

به تعداد و پیچیدگی پروژه‌ها بستگی دارد. اگر حتی چند پروژه را هم‌زمان مدیریت می‌کنید و تفکیک هزینه‌ها برایتان اهمیت دارد، قابلیت‌های پروژه‌محور می‌تواند مفید باشد. اما برای یک فعالیت بسیار کوچک با یک پروژه ساده، ممکن است همه امکانات یک نرم‌افزار تخصصی موردنیاز نباشد.

آیا می‌توان هزینه حقوق کارکنان را به پروژه اختصاص داد؟

در صورتی که نرم‌افزار از این قابلیت پشتیبانی کند، اطلاعات کارکرد و حقوق کارکنان می‌تواند برای محاسبه هزینه هر پروژه مورد استفاده قرار گیرد. هنگام خرید، نحوه ارتباط سیستم حقوق و دستمزد با مراکز هزینه و پروژه‌ها را بررسی کنید.

آیا نرم افزار حسابداری پیمانکاری برای مدیریت چند پروژه مناسب است؟

یکی از کاربردهای اصلی سیستم‌های پروژه‌محور، امکان تفکیک اطلاعات مالی چند پروژه است. با این حال، تعداد پروژه قابل مدیریت و سطح امکانات به نرم‌افزار و زیرساخت آن بستگی دارد و بهتر است در جلسه دمو با داده‌های واقعی شرکت آزمایش شود.

نسخه ابری نرم افزار حسابداری پیمانکاری امن است؟

امنیت نسخه ابری به زیرساخت و سیاست‌های ارائه‌دهنده بستگی دارد. پیش از انتخاب، درباره نحوه نگهداری اطلاعات، پشتیبان‌گیری، مدیریت دسترسی کاربران و بازیابی اطلاعات از ارائه‌دهنده سؤال کنید.

کسورات پروژه‌ها چگونه در نرم افزار مدیریت می‌شوند؟

نحوه مدیریت کسورات به امکانات نرم‌افزار و شرایط قرارداد بستگی دارد. بهتر است هنگام بررسی محصول، نمونه واقعی قراردادهای شرکت را در اختیار فروشنده قرار دهید و نحوه ثبت و گزارش کسورات را بررسی کنید.

جمع‌بندی

انتخاب نرم افزار حسابداری پیمانکاری فقط به مقایسه قیمت یا تعداد امکانات یک نرم‌افزار محدود نمی‌شود. مهم این است که نرم‌افزار بتواند فرآیندهای مالی واقعی شرکت را پوشش دهد؛ از ثبت قرارداد و تفکیک هزینه‌های پروژه گرفته تا مدیریت مصالح، تن‌خواه، حقوق، صورت‌وضعیت، کسورات و گزارش بهای تمام‌شده.

پیش از خرید، بهتر است به‌جای تکیه بر فهرست امکانات، یک پروژه واقعی شرکت را انتخاب کنید و از فروشنده بخواهید مسیر آن را از ثبت قرارداد تا ثبت هزینه‌ها، صورت‌وضعیت و گزارش عملکرد مالی در نرم‌افزار نشان دهد.

اگر شرکت شما چند پروژه را به‌صورت هم‌زمان مدیریت می‌کند و می‌خواهید هزینه‌ها و عملکرد مالی هر پروژه را جداگانه بررسی کنید، می‌توانید قابلیت‌های نرم افزار حسابداری پیمانکاری نیکان را نیز بررسی کنید و ببینید امکانات آن تا چه اندازه با نیازهای شرکت شما مطابقت دارد.